Cách xóa khoảng trắng trong Word khi copy, căn lề đơn giản

Trong quá trình soạn thảo, Word rất dễ phát sinh khoảng trắng dư do copy từ web, định dạng lỗi. Bài viết sau sẽ tổng hợp các cách xóa khoảng trắng trong Word từ cơ bản đến nâng cao. Từ đó giúp bạn làm sạch văn bản chỉ trong vài bước và tối ưu chất lượng tài liệu trước khi gửi đi hoặc in ấn.

Xóa khoảng trắng trong Word là gì?

Xóa khoảng trắng trong Word là thao tác loại bỏ những khoảng trống thừa xuất hiện giữa các ký tự, từ hoặc đoạn văn, nhằm giúp văn bản trở nên gọn gàng, dễ đọc và chuẩn định dạng. Khoảng trắng dư thường xuất hiện do thói quen gõ phím, sao chép nội dung từ Internet, PDF, Excel hoặc các tài liệu định dạng khác.

Việc xóa khoảng trắng giúp văn bản:

• Trình bày chuyên nghiệp hơn
• Tránh lỗi căn lề, giãn dòng không đều
• Thuận tiện khi chỉnh sửa, in ấn và tối ưu nội dung

Nói đơn giản, xóa khoảng trắng là làm sạch văn bản trong Word để bố cục rõ ràng và thống nhất như khi soạn thảo chuẩn.

Xóa khoảng trắng trong Word bằng phím tắt

Khi văn bản xuất hiện khoảng trống thừa ở đầu, giữa hoặc cuối trang, bạn có thể xử lý nhanh bằng các phím chức năng trên bàn phím mà không cần dùng thêm công cụ hỗ trợ.

Xóa khoảng trắng bằng phím Delete

Nếu khoảng trắng nằm phía sau con trỏ, chẳng hạn như ở cuối đoạn hoặc cuối tài liệu, hãy đặt con trỏ vào vị trí ngay trước phần khoảng trống đó và nhấn Delete. Lặp lại thao tác cho đến khi khoảng trắng được loại bỏ hoàn toàn.

Xóa khoảng trắng bằng phím Backspace

Trong trường hợp khoảng trắng xuất hiện phía trước con trỏ, đặc biệt là ở đầu tài liệu hoặc giữa các đoạn, bạn chỉ cần đưa con trỏ đến ngay sau ký tự khoảng trắng rồi nhấn Backspace để xóa. Nhấn nhiều lần nếu có nhiều khoảng trống liên tiếp.

Xóa khoảng trắng trong Word bằng Find & Replace

Trong nhiều trường hợp, các khoảng trắng thừa xuất hiện liên tục khiến văn bản trở nên rời rạc và khó đọc. Nếu việc xóa thủ công hoặc dùng Paragraph mất thời gian, bạn có thể xử lý nhanh bằng tính năng Find & Replace để thay thế hàng loạt chỉ với vài thao tác.

Xóa khoảng trắng khi sao chép nội dung từ Internet vào Word

Khi copy văn bản từ website, định dạng có thể bị lỗi và xuất hiện nhiều khoảng trắng giữa các từ. Bạn có thể gom lại thành khoảng trắng chuẩn chỉ bằng Find & Replace:

• Bước 1: Mở tài liệu Word đang gặp lỗi khoảng trắng sau khi dán nội dung.

• Bước 2: Chọn thẻ Home → Replace hoặc dùng phím tắt Ctrl + H để mở hộp thoại Find & Replace.

• Bước 3: Ở ô Find what, nhấn phím cách 2 lần (nếu văn bản có 3 khoảng trắng liên tiếp, nhấn space 3 lần,…). Ở ô Replace with, nhấn phím cách 1 lần để thay thành một khoảng trắng tiêu chuẩn.

• Bước 4: Nhấn Replace All để hệ thống tự động làm sạch toàn bộ khoảng trắng dư trong tài liệu.

Lưu ý: Nếu văn bản xuống dòng lỗi, bạn cũng có thể thay bằng ký tự đặc biệt như ^p, ^l tùy trường hợp.

Cách xóa khoảng trắng trong Word khi căn lề đều (Justify)

Nếu bạn sử dụng căn đều hai bên và nhấn nhầm Shift + Enter khi xuống dòng, Word có thể sinh ra khoảng trắng bất thường. Cách khắc phục như sau:

• Bước 1: Nhấn Ctrl + H để mở Find & Replace, sau đó bấm More để hiển thị tùy chọn mở rộng.

• Bước 2: Trong ô Find what, chọn Special → Manual Line Break để tìm ký tự xuống dòng thủ công gây lỗi.

• Bước 3: Trong ô Replace with, chọn Special → Paragraph Mark để thay thế bằng ký tự xuống dòng chuẩn.

• Bước 4: Bấm Replace All để Word tự chỉnh toàn bộ lỗi xuống dòng và loại bỏ khoảng trắng không mong muốn.

Mẹo: Nếu bạn muốn kiểm soát từng vị trí một, chọn Find Next → Replace thay vì Replace All.

Xóa khoảng trắng đặc biệt trong Word

Sau đây là 2 cách xóa khoảng trắng đặc biệt trong Word mà bạn có thể tìm hiểu:

Cách xóa khoảng trắng trong Word xuất hiện giữa các đoạn và giữa các trang

Trong nhiều tình huống, việc nhấn Delete hoặc Backspace không xử lý được khoảng trắng phát sinh do ngắt trang, ngắt đoạn hoặc ký tự ẩn. Lúc này, tính năng Paragraph sẽ giúp hiển thị toàn bộ ký tự điều khiển để bạn xác định chính xác vị trí cần xóa và dọn sạch khoảng trắng nhanh chóng.

Khoảng trắng nằm giữa các đoạn hoặc ở đầu trang thường do chèn Page Break hoặc Section Break sai vị trí. Chỉ cần tìm ra các ký tự này và xóa đi, bố cục văn bản sẽ trở lại bình thường.

Xóa Page Break

• Bước 1: Mở tài liệu, chọn thẻ Home → Paragraph để hiển thị ký tự ẩn; biểu tượng Page Break sẽ xuất hiện ở vị trí ngắt trang.

• Bước 2: Đưa con trỏ đến ngay trước dòng có ký hiệu Page Break, sau đó nhấn Delete để loại bỏ khoảng trắng tạo ra bởi ngắt trang.

Xóa Section Break

• Bước 1: Tương tự, bật hiển thị ký tự ẩn bằng Home → Paragraph để xác định vị trí Section Break.

• Bước 2: Đặt con trỏ ở trước ký hiệu Section Break rồi nhấn Delete để xóa, giúp nội dung liền mạch trở lại.

Xóa khoảng trắng dư ở cuối trang

Trang cuối hoặc cuối mỗi phần văn bản đôi khi xuất hiện các dòng trống khiến tài liệu dài không cần thiết. Bạn có thể dọn sạch bằng Paragraph để nhìn rõ các ký tự ẩn trước khi xóa.

• Bước 1: Cuộn đến cuối tài liệu và bật Home → Paragraph để hiển thị các ký hiệu xuống dòng hoặc khoảng trắng.

• Bước 2: Chọn toàn bộ ký tự thừa và nhấn Delete hoặc Backspace để xóa, giúp trang cuối gọn gàng và tối ưu khi in.

Mẹo nhỏ: Cách này cũng có thể áp dụng để xử lý khoảng cách thừa giữa các dòng; tuy nhiên, nếu khoảng trắng chỉ nằm giữa hai ký tự hoặc giữa các từ, sử dụng Delete hoặc Backspace vẫn nhanh hơn.

Cách xóa khoảng trắng trong Word với bảng và đối tượng

Trong quá trình nhập dữ liệu vào bảng, việc nhấn nhiều space hoặc Enter có thể tạo ra khoảng trắng dư. Thông thường, bạn chỉ cần dùng Backspace để xóa các ký tự thừa. Tuy nhiên, nếu bảng xuất hiện khoảng trống rộng bất thường dù không còn ký tự nào, nguyên nhân thường đến từ thiết lập chiều cao dòng quá lớn. Bạn có thể thu gọn lại bằng cách điều chỉnh thuộc tính bảng theo hướng dẫn sau:

• Bước 1: Chọn những ô trong bảng đang xuất hiện khoảng trống không mong muốn → nhấn chuột phải → chọn Table Properties…

• Bước 2: Chuyển sang thẻ Row, tìm mục Specify height và bỏ dấu tích tại đây để Word tự động căn lại chiều cao dòng theo nội dung thực tế.

Mẹo xóa khoảng trắng trong Word hiệu quả

Để xử lý nhanh các khoảng trống thừa và giúp văn bản gọn gàng, bạn có thể áp dụng một số mẹo dưới đây nhằm tiết kiệm thời gian và tránh lỗi định dạng lặp lại:

• Bật ký tự ẩn bằng Paragraph trước khi xóa: Giúp bạn nhìn rõ vị trí Page Break, Section Break, Manual Line Break để xử lý đúng điểm gây khoảng trắng.
• Sử dụng Replace All cho đoạn văn dài: Khi gặp nhiều khoảng trắng liên tiếp, dùng Find & Replace (Ctrl + H) sẽ dọn toàn bộ chỉ với vài thao tác.
• Kiểm tra thiết lập chiều cao dòng trong bảng: Nếu bảng trống nhưng vẫn có khoảng trắng lớn, hãy bỏ tích Specify height trong Table Properties → Row.
• Tránh nhấn “Shift + Enter” không cần thiết: Thao tác này tạo xuống dòng thủ công, dễ gây giãn cách bất thường khi căn đều.
• Thu nhỏ lề và giãn dòng hợp lý: Căn chỉnh Line Spacing và Spacing Before/After trong Layout sẽ giảm khoảng cách dư giữa các đoạn.
• Dọn cuối tài liệu định kỳ: Sau khi soạn xong, cuộn xuống cuối văn bản và xóa các dòng trống để tránh xuất hiện trang trắng khi in.
• Sao chép văn bản bằng “Paste Special”: Khi copy từ web hoặc PDF, dùng Paste Special → Unformatted Text để hạn chế lỗi khoảng trắng từ định dạng gốc.
• Tắt tự động thêm khoảng cách giữa đoạn: Trong Design → Paragraph Spacing, chọn No Paragraph Space để giữ bố cục đồng nhất.

Câu hỏi thường gặp

Cách xóa khoảng trắng trong word có làm thay đổi bố cục tài liệu không?

Việc loại bỏ khoảng trắng dư giúp văn bản chặt chẽ và dễ nhìn hơn, nhưng thao tác này không làm thay đổi các thiết lập định dạng như font chữ, cỡ chữ, căn lề hay màu sắc. Bạn chỉ đang làm sạch phần khoảng trống thừa để văn bản đạt tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp hơn.

Có công cụ hỗ trợ xóa khoảng trắng tự động không?

Bạn có thể dùng một số trình soạn thảo hỗ trợ xoá khoảng trắng hàng loạt như Sublime Text, Notepad++ hoặc VS Code. Chỉ cần nhập lệnh tìm – thay thế ký tự khoảng trắng theo cú pháp phù hợp, hệ thống sẽ xử lý toàn bộ trong một lần mà không cần thao tác thủ công.

Xóa khoảng trắng trong Word có ảnh hưởng đến bảng biểu?

Nếu bảng có dòng trống hoặc ký tự khoảng trắng thừa trong các ô, việc xóa đi có thể làm chiều cao dòng thu gọn lại, giúp bảng cân đối và dễ đọc hơn. Tuy nhiên, phần nội dung và cấu trúc bảng vẫn được giữ nguyên, không làm mất dữ liệu hay thay đổi đường viền.

Làm sao xóa khoảng trắng thừa nhưng vẫn giữ nguyên dấu xuống dòng của đoạn văn?

Bạn có thể dùng Find & Replace (Ctrl + H) và chỉ nhập khoảng trắng trong ô Find what, không thay thế ký tự xuống dòng. Bạn cần tránh nhập các ký tự đại diện như ^p hoặc ^l để đảm bảo Word không xóa dấu xuống dòng của bạn.

Vì sao Replace All không xóa được khoảng trắng dù nhập đúng ký tự?

Nguyên nhân thường do khoảng trắng đó không phải space thông thường, mà là ký tự điều khiển hoặc khoảng trắng đặc biệt khi copy từ PDF/web. Hãy bật Home → Paragraph để kiểm tra ký hiệu, sau đó thay thế bằng mã tương ứng như ^w, ^s, ^p tùy loại khoảng trắng.

Có thể xóa khoảng trắng tự động mỗi khi gõ văn bản không?

Word không có tính năng tự động loại bỏ khoảng trắng thừa khi đang gõ, nhưng bạn có thể bật kiểm tra chính tả & ngữ pháp để cảnh báo khoảng trắng kép. Ngoài ra, bạn có thể tạo Macro tự động chạy khi lưu tài liệu để dọn sạch khoảng trắng trước khi hoàn thiện.

Xóa khoảng trắng trong Word không chỉ giúp văn bản gọn gàng hơn mà còn hỗ trợ trình bày chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian chỉnh sửa về sau. Tùy tình huống, bạn có thể chọn thao tác thủ công hoặc tận dụng Find & Replace để xử lý hàng loạt trong vài giây. Nếu thường xuyên làm việc với nội dung sao chép từ nhiều nguồn, hãy áp dụng các mẹo trong bài để giữ tài liệu sạch, dễ đọc và chuẩn định dạng ngay từ đầu. 

Tham khảo bài viết liên quan:

• Cách chỉnh kích thước bảng trong Word 2010 chi tiết từ A đến Z
• Cách tạo Heading trong Word đúng chuẩn, giúp tài liệu chuyên nghiệp hơn