Trong công việc văn phòng và quản lý dữ liệu, Excel là một công cụ không thể thiếu. Việc lập bảng trong Excel giúp tổ chức thông tin một cách trực quan, dễ theo dõi và phân tích. Tuy nhiên, nhiều người mới bắt đầu vẫn còn bỡ ngỡ với các thao tác tạo bảng, định dạng, chỉnh sửa hay xóa bảng. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập bảng trong Excel, cùng các thao tác cơ bản để quản lý bảng hiệu quả, giúp bạn nhanh chóng làm chủ công cụ này và nâng cao hiệu suất công việc.

Hướng dẫn 3 cách lập bảng trong Excel đơn giản

Tạo bảng trong Excel giúp tổ chức dữ liệu gọn gàng và dễ quản lý. Dưới đây là 3 cách đơn giản để bạn lập bảng nhanh chóng và hiệu quả.

Sử dụng Insert Table

Insert Table là cách phổ biến và nhanh chóng để tạo bảng trong Excel.

Bước 1: Mở file Excel và chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn chuyển thành bảng.

Bước 2: Trên thanh công cụ, vào thẻ Insert, sau đó nhấn Table.

Bước 3: Hộp thoại Create Table xuất hiện.

• Kiểm tra lại vùng dữ liệu hiển thị.
• Nếu dữ liệu có tiêu đề, tích chọn Table để Excel nhận diện dòng đầu tiên là tiêu đề cột.

Bước 4: Nhấn OK để hoàn tất thao tác lập bảng.

Bước 5: Kiểm tra kết quả.

• Excel tự động áp dụng định dạng mặc định cho bảng.
• Các tính năng như lọc dữ liệu theo cột, sắp xếp, và tính toán tổng hợp đã được bật sẵn.

Với Insert Table, Excel tự động áp dụng định dạng mặc định cho bảng, đồng thời cung cấp các tính năng lọc dữ liệu theo cột, sắp xếp, và tính toán tổng hợp. Đây là cách đơn giản, đặc biệt hữu ích khi bạn muốn bảng sẵn sàng cho việc phân tích dữ liệu nhanh chóng mà không cần tốn nhiều thao tác định dạng thủ công.

Sử dụng Border để lập bảng trong Excel

Border là cách lập bảng thủ công, phù hợp khi bạn muốn kiểm soát hoàn toàn về kiểu dáng và diện mạo của bảng.

Bước 1: Chọn vùng ô dữ liệu mà bạn muốn tạo bảng.

Bước 2: Trên thanh công cụ, vào Home, tìm nhóm Font, sau đó nhấn vào biểu tượng Borders.

Bước 3: Chọn kiểu viền phù hợp:

• All Borders: Đặt viền cho tất cả các ô.
• Outside Borders: Chỉ đặt viền ngoài bảng.
• Thick Box Border, Bottom Border hoặc các tùy chọn khác tùy nhu cầu.

Bước 4: Tùy chỉnh nếu cần:

• Thay đổi màu sắc viền, độ dày hoặc kiểu nét để bảng đẹp và dễ nhìn.

Phương pháp lập bảng này không chỉ giúp tạo ra bảng nhanh mà còn linh hoạt trong việc thiết kế, chẳng hạn thay đổi màu sắc viền, độ dày hay kiểu nét. Tuy nhiên, so với Insert Table, Border không tự động áp dụng tính năng lọc hay sắp xếp dữ liệu, nên phù hợp với các bảng đơn giản hoặc bảng dùng để in ấn, báo cáo.

Sử dụng tính năng lập bảng Format as Table

Format as Table là phương pháp kết hợp giữa việc tạo bảng và định dạng chuyên nghiệp.

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn tạo bảng.

Bước 2: Trên thanh công cụ, vào Home > Format as Table.

Bước 3: Chọn mẫu lập bảng phù hợp.

• Excel cung cấp nhiều mẫu bảng với màu sắc và kiểu dáng khác nhau để bảng vừa đẹp vừa trực quan.

Bước 4: Xác nhận vùng dữ liệu.

• Hộp thoại Create Table xuất hiện.
• Nếu dữ liệu có tiêu đề, tích chọn My table has headers để Excel nhận diện dòng đầu tiên là tiêu đề cột.

Bước 5: Nhấn OK để hoàn tất.

Format as Table không chỉ tạo bảng mà còn cho phép lọc dữ liệu, thêm các dòng tổng hợp, và tự động áp dụng định dạng xen kẽ giữa các dòng để dễ nhìn. Đây là cách rất tiện lợi khi bạn muốn bảng vừa đẹp mắt vừa có đầy đủ các tính năng quản lý dữ liệu.

Hướng dẫn cách chỉnh sửa định dạng lập bảng trong Excel

Sau khi lập bảng, bạn có thể chỉnh sửa định dạng để bảng hiển thị rõ ràng, trực quan và phù hợp với mục đích trình bày. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1. Chọn vùng dữ liệu hoặc toàn bộ bảng: Nhấp chuột vào bảng hoặc kéo chọn các ô muốn chỉnh sửa.

Bước 2. Thay đổi màu nền và màu chữ: Vào Home > Font, chọn Fill Color để đổi màu nền, Font Color để thay đổi màu chữ.

Bước 3. Đổi font chữ và cỡ chữ: Trong nhóm Font, chọn kiểu chữ và cỡ chữ phù hợp để bảng dễ đọc.

Bước 4. Căn lề dữ liệu: Vào Home > Alignment để căn trái, phải, giữa hoặc căn đều theo chiều ngang/chiều dọc.

Bước 5. Định dạng số liệu: Chọn các ô chứa số, vào Home > Number, chọn kiểu định dạng như Currency (tiền tệ), Percentage (phần trăm), Date (ngày tháng) tùy nhu cầu.

Bước 6. Thêm hoặc bớt viền: Trong Home > Font > Borders, chọn kiểu viền phù hợp để bảng rõ ràng hơn.

Bước 7. Sử dụng Conditional Formatting: Vào Home > Conditional Formatting để tự động thay đổi màu sắc hoặc kiểu hiển thị theo điều kiện dữ liệu khi lập bảng, giúp dễ dàng nhận biết các giá trị quan trọng.

Việc chỉnh sửa định dạng không chỉ giúp bảng đẹp mắt, mà còn nâng cao khả năng đọc, phân tích và trình bày dữ liệu một cách chuyên nghiệp.

Cách xoá bảng trong Excel

Sau khi thiết lập bảng, có nhiều cách để xóa bảng trong Excel, tùy theo nhu cầu:

Cách 1. Xóa chỉ dữ liệu trong bảng

Bước 1: Mở file Excel và chọn vùng dữ liệu trong bảng mà bạn muốn xóa.

Dùng chuột kéo chọn toàn bộ ô chứa dữ liệu, không chọn tiêu đề nếu bạn muốn giữ tiêu đề.

Bước 2: Nhấn Delete trên bàn phím.

Bước 3: Kiểm tra kết quả.

• Dữ liệu đã bị xóa.
• Bảng vẫn giữ nguyên định dạng và các tính năng như lọc, sắp xếp.

Cách 2. Xóa lập bảng nhưng giữ dữ liệu (chuyển thành vùng dữ liệu bình thường)

Bước 1: Chọn toàn bộ bảng bạn muốn xóa.

Bước 2: Trên thanh công cụ, vào Table Design (hoặc Design tùy phiên bản Excel).

Bước 3: Nhấn Convert to Range.

Bước 4: Khi hộp thoại xác nhận xuất hiện, nhấn Yes.

Bước 5: Kiểm tra kết quả.

• Bảng đã trở về vùng dữ liệu bình thường.
• Dữ liệu vẫn giữ nguyên.
• Các tính năng lập bảng như lọc, sắp xếp, định dạng bảng không còn hoạt động.

Cách 3. Xóa hoàn toàn cả dữ liệu và định dạng

Bước 1: Chọn toàn bộ bảng hoặc vùng dữ liệu bạn muốn xóa.

Bước 2: Trên thanh công cụ, vào Home > Editing > Clear > Clear All.

Bước 3: Kiểm tra kết quả.

• Dữ liệu, định dạng và công thức trong bảng đã bị xóa hoàn toàn.
• Các ô trở về trạng thái trống, bảng không còn tồn tại.

Hướng dẫn sử dụng sau khi lập bảng Excel

Sau khi lập bảng trong Excel, bạn có thể thực hiện các thao tác như thêm, di chuyển, gộp hoặc thiết lập lại bảng để quản lý dữ liệu hiệu quả hơn.

Cách thêm hàng, cột

Để thêm hàng hoặc cột, bạn có thể thực hiện theo hai cách:

Cách 1. Chèn hàng/cột bằng chuột phải

Bước 1: Xác định vị trí bạn muốn thêm hàng hoặc cột.

• Để thêm hàng, nhấn chuột phải vào số thứ tự hàng.
• Để thêm cột, nhấn chuột phải vào chữ cái tiêu đề cột.

Bước 2: Chọn Insert từ menu chuột phải.

Bước 3: Kiểm tra kết quả.

• Excel sẽ thêm hàng hoặc cột mới ngay trước vị trí bạn chọn.
• Định dạng và công thức của việc lập bảng trước đó vẫn được giữ nguyên nếu phù hợp.

Cách 2. Sử dụng Table Tools:

Bước 1: Chọn bảng bạn muốn mở rộng.

Bước 2: Trên thanh công cụ, vào Table Design > Resize Table.

Bước 3: Chỉnh sửa phạm vi bảng trong hộp thoại hiển thị để mở rộng thêm hàng hoặc cột.

Bước 4 (tùy chọn): Nhấn Tab tại ô cuối cùng của bảng để tự động thêm một hàng mới.

Bước 5: Kiểm tra kết quả.

• Bảng đã được mở rộng theo nhu cầu.
• Định dạng và các công thức liên quan vẫn được áp dụng đúng cho hàng hoặc cột mới.

Cách di chuyển hàng, cột sau khi lập bảng

Để di chuyển hàng hoặc cột, bạn có thể:

Cách 1. Kéo và thả

Bước 1: Chọn hàng hoặc cột bạn muốn di chuyển.

Bước 2: Đưa chuột đến viền của hàng hoặc cột đã chọn cho đến khi xuất hiện biểu tượng mũi tên bốn chiều.

Bước 3: Giữ phím Shift, kéo hàng hoặc cột đến vị trí mới.

Bước 4: Thả chuột để hoàn tất.

Bước 5: Kiểm tra kết quả.

• Hàng hoặc cột đã được di chuyển đến vị trí mới.
• Dữ liệu và định dạng vẫn được giữ nguyên.

Cách 2. Sử dụng Cut và Insert

Bước 1: Chọn hàng hoặc cột bạn muốn di chuyển.

Bước 2: Nhấn Ctrl + X để cắt.

Bước 3: Chọn vị trí mới muốn đặt hàng hoặc cột.

Bước 4: Nhấn chuột phải và chọn Insert Cut Cells.

Bước 5: Kiểm tra kết quả.

• Hàng hoặc cột đã được di chuyển đúng vị trí mong muốn.
• Không cần sao chép và dán thủ công, dữ liệu vẫn nguyên vẹn.

Cách gộp hàng, cột sau khi lập bảng Excel

Gộp hàng hoặc cột thường dùng để tạo tiêu đề bảng hoặc nhóm dữ liệu

Bước 1: Chọn các ô bạn muốn gộp. Có thể chọn nhiều ô trong cùng một hàng hoặc cùng một cột tùy nhu cầu.

Bước 2: Trên thanh công cụ, vào Home > Merge & Center.

Bước 3: Chọn kiểu gộp phù hợp:

• Merge & Center: Gộp các ô và căn giữa dữ liệu.
• Merge Across: Gộp các ô trong từng hàng riêng biệt.
• Merge Cells: Gộp các ô mà không căn giữa dữ liệu.

Bước 4: Kiểm tra dữ liệu.

Lưu ý: Chỉ ô đầu tiên giữ dữ liệu, các ô còn lại sẽ bị xóa. Hãy chắc chắn dữ liệu quan trọng không bị mất trước khi gộp.

Bước 5: Các ô đã được gộp thành một ô duy nhất. Bảng trở nên trực quan, rõ ràng hơn, phù hợp cho tiêu đề hoặc nhóm dữ liệu..

Cách thiết lập lại bảng Excel

Khi bảng đã quá lớn hoặc cần chuẩn hóa lại định dạng, bạn có thể thiết lập bảng lại bằng cách:

Bước 1: Xóa định dạng hiện tại

1. Chọn toàn bộ bảng cần thiết lập lại.
2. Trên thanh công cụ, vào Home > Clear > Clear Formats.
3. Kết quả: Toàn bộ định dạng hiện tại của bảng sẽ bị xóa, nhưng dữ liệu vẫn giữ nguyên.

Bước 2: Tạo lại bảng mới

1. Chọn vùng dữ liệu cần lập bảng.
2. Sử dụng một trong ba cách tạo bảng:
   • Insert Table
   • Border
   • Format as Table
3. Kết quả: Bảng mới được tạo với định dạng chuẩn và các tính năng sẵn sàng sử dụng.

Bước 3: Đặt lại tiêu đề và công thức

1. Kiểm tra lại các cột tiêu đề, công thức, tổng hợp hoặc dữ liệu điều kiện.
2. Chỉnh sửa nếu cần để đảm bảo bảng hoạt động chính xác.

Bước 4: Kiểm tra kết quả cuối cùng

• Bảng đã được chuẩn hóa về định dạng và dữ liệu.
• Dễ dàng phân tích, trình bày và thao tác các tính năng của bảng.

Tạm kết

Việc lập bảng trong Excel là bước cơ bản nhưng cực kỳ quan trọng để quản lý dữ liệu hiệu quả. Bằng cách nắm vững các phương pháp tạo bảng, chỉnh sửa định dạng, thêm/xóa hay di chuyển hàng cột, bạn có thể làm chủ dữ liệu, trình bày thông tin rõ ràng và tiết kiệm thời gian xử lý. Hy vọng hướng dẫn chi tiết này giúp bạn tự tin thao tác và tối ưu hóa bảng Excel trong mọi công việc.

XEM THÊM:

Cách tạo Checkbox (hộp kiểm) nhanh chóng trong Excel

Cách cố định dòng, cột trong Excel nhanh chóng bằng Freeze Panes