Cách thêm số trang trong Word đơn giản, đúng chuẩn và dễ chỉnh sửa

Cách thêm số trang trong Word là thao tác quan trọng khi soạn thảo báo cáo, luận văn, giáo trình hay tài liệu dài nhiều trang. Việc đánh số trang đúng cách không chỉ giúp tài liệu gọn gàng, dễ theo dõi mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong trình bày. Trong bài viết này, bạn sẽ được hướng dẫn chi tiết các cách thêm số trang trong Word đơn giản, dễ thực hiện và phù hợp với nhiều nhu cầu khác nhau.

Vì sao cần thêm số trang trong Word?

Cách thêm số trang trong Word giúp người dùng sắp xếp và quản lý tài liệu khoa học hơn, đặc biệt với những văn bản dài nhiều trang. Nhờ có số trang rõ ràng, việc tìm kiếm nội dung, đối chiếu thông tin hay quay lại các phần quan trọng trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn, nhất là trong quá trình học tập, làm việc hoặc tra cứu tài liệu.

Bên cạnh đó, số trang còn đóng vai trò quan trọng khi in ấn và trình bày tài liệu, giúp các trang được sắp xếp đúng thứ tự, hạn chế tình trạng thất lạc hoặc nhầm lẫn. Đối với báo cáo, luận văn hay hồ sơ hành chính, đánh số trang thể hiện tính chuyên nghiệp, hỗ trợ việc trích dẫn, tham chiếu và theo dõi nội dung một cách hiệu quả, giúp người đọc dễ nắm bắt và quản lý quá trình đọc tốt hơn.

Tổng hợp các cách thêm số trang trong Word 2016, 2019, 2021 đơn giản nhất 2026

Cách thêm số trang trong Word từ trang đầu tiên

Đánh số trang bắt đầu ngay từ trang đầu tiên là thao tác cơ bản và dễ thực hiện trong Word. Bạn có thể làm theo các bước sau:

• Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại trang đầu tiên của tài liệu. Trên thanh menu, chọn Insert rồi nhấp vào Page Number để bắt đầu thiết lập số trang.

• Bước 2: Trong mục Page Number, bạn lựa chọn vị trí hiển thị số trang theo nhu cầu:
  • Top of Page: Số trang hiển thị ở đầu trang.
  • Bottom of Page: Số trang hiển thị ở cuối trang.
  • Page Margins: Số trang nằm ở lề trái hoặc lề phải.
  • Current Position: Số trang xuất hiện ngay tại vị trí con trỏ chuột.
  • Thông thường, nhiều người chọn Bottom of Page và đặt số trang ở góc phải phía dưới để tài liệu trông gọn gàng và dễ theo dõi.

• Bước 3: Sau khi chọn xong, Word sẽ tự động đánh số thứ tự cho toàn bộ các trang trong tài liệu.

• Bước 4: Cuối cùng, nhấn Close Header and Footer để thoát khỏi chế độ chỉnh sửa và hoàn tất thao tác.

Như vậy, bạn đã hoàn thành việc đánh số trang trong Word bắt đầu từ trang đầu tiên một cách nhanh chóng và chính xác.

Cách thêm số trang trong Word bắt đầu từ 1 trang bất kỳ

 Ví dụ: Bạn muốn bắt đầu đánh số trang từ trang thứ 2 và hiển thị số 1 thì thực hiện như sau:

• Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại trang mà bạn muốn bắt đầu đánh số, ví dụ trang thứ 2 trong tài liệu.

• Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn Page Layout → Breaks → Next Page để tạo ngắt trang. Thao tác này sẽ chia tài liệu thành hai phần riêng biệt:
  • Phần trước vị trí con trỏ
  • Phần bắt đầu từ vị trí con trỏ trở về sau. Lúc này, Word sẽ tự động chèn một trang trắng để phân tách hai phần nội dung.

• Bước 3: Di chuyển đến phần nội dung mới, chọn Insert → Page Number → Format Page Numbers. Trong hộp thoại hiện ra, bạn chọn kiểu hiển thị số trang tại mục Number format, sau đó nhập giá trị mong muốn tại Start at (ví dụ nhập số 1), rồi nhấn OK.

• Bước 4: Tiếp tục vào Insert → Page Number và chọn vị trí hiển thị số trang phù hợp, chẳng hạn Bottom of Page ở góc phải phía dưới.

• Bước 5: Khi đang ở chế độ chỉnh sửa Header/Footer, bạn vào thẻ Design và kiểm tra mục Link to Previous. Nếu mục này đang bật, hãy nhấp vào để ngắt liên kết với phần trước, tránh việc số trang bị đồng bộ ngược lại.

• Bước 6: Nhấn Close Header and Footer để hoàn tất quá trình đánh số trang.

Lưu ý: Nếu trang đầu hoặc trang trắng vẫn hiển thị số trang, bạn chỉ cần đặt con trỏ vào số đó và nhấn Delete để xóa.

Cách thêm số trang trong Word theo chẵn – lẻ xen kẽ

Word cho phép người dùng tùy chỉnh cách hiển thị số trang riêng cho trang chẵn và trang lẻ, rất phù hợp với tài liệu in hai mặt như sách, luận văn hoặc báo cáo dài. Để thực hiện, bạn mở chế độ chỉnh sửa Header/Footer, sau đó vào thẻ Design và tích chọn Different Odd & Even Pages. Khi tùy chọn này được bật, Word sẽ tách riêng phần hiển thị của trang chẵn và trang lẻ.

Điện Thoại Di Động Honor X6c 6GB + 128GB/256GB - Pin 5300mAh NFC - Camer

Sau đó, tại từng trang chẵn hoặc lẻ, bạn có thể chỉnh vị trí số trang, thêm ký tự, thay đổi định dạng theo ý muốn (ví dụ: trang lẻ căn phải, trang chẵn căn trái). Word sẽ tự động áp dụng các thiết lập này cho toàn bộ các trang cùng loại, giúp tài liệu có bố cục rõ ràng và chuyên nghiệp hơn.

Cách thêm số trang trong Word nhưng lại bỏ trang đầu tiên

Trong nhiều tài liệu như báo cáo, luận văn hay đề tài nghiên cứu, trang bìa thường không hiển thị số trang. Dưới đây là cách thiết lập để Word tự động bỏ đánh số ở trang đầu tiên mà vẫn giữ số trang cho các trang còn lại.

• Bước 1: Trên thanh công cụ, chọn Insert → Page Number, sau đó chọn kiểu và vị trí hiển thị số trang mà bạn muốn sử dụng cho tài liệu.

• Bước 2: Sau khi số trang xuất hiện, nhấn Close Header and Footer để thoát khỏi chế độ chỉnh sửa đầu trang – chân trang.

• Bước 3: Chuyển sang thẻ Page Layout (hoặc Layout tùy phiên bản Word). Tại nhóm Page Setup, nhấn vào biểu tượng mũi tên nhỏ để mở hộp thoại thiết lập chi tiết.

• Bước 4: Trong hộp thoại hiện ra, chọn thẻ Layout, sau đó tích vào tùy chọn Different first page và nhấn OK để xác nhận.

Ngay sau đó, số trang ở trang đầu tiên sẽ được ẩn, còn các trang phía sau vẫn được đánh số tự động và liên tục. Thiết lập này giúp tài liệu trông gọn gàng, đúng chuẩn trình bày và chuyên nghiệp hơn.

Cách thêm số trang trong Word bằng số La Mã

Đánh số trang bằng số La Mã thường được sử dụng cho phần mở đầu như mục lục, lời nói đầu hoặc phụ lục. Bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Nháy đúp chuột vào khu vực Footer (chân trang) của trang bạn muốn đánh số để kích hoạt chế độ chỉnh sửa Header/Footer.

• Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn Insert → Page Number → Format Page Numbers.
• Bước 3: Trong mục Number format, hãy chọn kiểu số La Mã (i, ii, iii… hoặc I, II, III…), sau đó nhấn OK để xác nhận.

• Bước 3: Tiếp tục vào Page Number → Bottom of Page (hoặc vị trí khác nếu muốn) và chọn kiểu hiển thị số trang phù hợp với bố cục tài liệu.

Sau khi hoàn tất, Word sẽ tự động áp dụng định dạng số La Mã cho các trang theo thiết lập của bạn, giúp tài liệu trình bày đúng chuẩn và rõ ràng hơn.

Cách thêm số trang trong Word bắt đầu từ số lớn hơn 1

Trong trường hợp bạn muốn số trang không bắt đầu từ 1 (ví dụ bắt đầu từ 2, 5 hoặc số bất kỳ), Word cho phép thiết lập rất nhanh theo các bước sau:

• Bước 1: Trên thanh công cụ, chọn Insert → Page Number → Format Page Numbers để mở hộp thiết lập số trang.

• Bước 2: Trong phần Page Numbering, tại mục Start at, nhập con số bạn muốn bắt đầu (ví dụ: 2, 3 hoặc 10). Sau đó nhấn OK để xác nhận.

Ngay sau đó, Word sẽ tự động đánh số trang theo giá trị bạn đã chọn, áp dụng cho toàn bộ phần tài liệu tương ứng. Cách này thường được dùng khi tài liệu có trang bìa, mục lục hoặc phần mở đầu không cần tính vào thứ tự trang chính.

Cách bỏ đánh số trang trong Word

Khi không còn nhu cầu sử dụng số trang trong tài liệu, bạn có thể xóa nhanh chỉ với vài thao tác đơn giản sau:

Tải VPBank

• Bước 1: Trên thanh công cụ, chọn Insert rồi nhấp vào Page Number để mở các tùy chọn liên quan đến số trang.
• Bước 2: Tùy vị trí bạn đã đặt số trang trước đó, hãy chọn Remove Header (nếu số trang nằm ở đầu trang) hoặc Remove Footer (nếu số trang nằm ở cuối trang). Ngay sau khi thực hiện, toàn bộ số trang trong tài liệu sẽ được xóa bỏ.

Cách này giúp bạn loại bỏ hoàn toàn đánh số trang một cách nhanh chóng mà không cần chỉnh sửa thủ công từng trang.

Một số mẹo đánh số trang trong Word chuẩn, đẹp

Để tài liệu Word có bố cục rõ ràng, dễ đọc và đúng chuẩn trình bày, bạn có thể áp dụng một số cách thêm số trang trong Word dưới đây:

• Ưu tiên đặt số trang ở góc dưới hoặc góc trên để người đọc dễ theo dõi mà không ảnh hưởng đến nội dung chính.
• Sử dụng Different First Page để ẩn số trang ở trang bìa, giúp tài liệu trông chuyên nghiệp hơn.
• Áp dụng Different Odd & Even Pages khi in hai mặt để căn số trang hợp lý cho trang chẵn và lẻ.
• Thống nhất kiểu số trang (số Ả Rập hoặc số La Mã) trong từng phần nội dung, tránh pha trộn gây rối mắt.
• Điều chỉnh cỡ chữ và font số trang nhỏ hơn nội dung chính để đảm bảo tính thẩm mỹ.
• Kiểm tra lại số trang sau khi chèn ngắt trang hoặc chia section, tránh sai lệch thứ tự.
• Luôn xem trước bản in (Print Preview) để đảm bảo số trang hiển thị đúng vị trí và dễ đọc.

Áp dụng những mẹo trên sẽ giúp tài liệu Word của bạn gọn gàng, khoa học và chuyên nghiệp hơn khi trình bày hoặc in ấn.

Câu hỏi thường gặp

Vì sao số trang trong Word bị nhảy hoặc không liên tục?

Nguyên nhân thường do tài liệu đã được chia Section nhưng các section chưa được liên kết đúng cách. Bạn cần kiểm tra mục Link to Previous trong Header/Footer để đảm bảo số trang chạy liền mạch.

Có thể đánh số trang cho một phần nội dung cụ thể trong tài liệu không?

Có. Bạn cần chia tài liệu thành các section riêng, sau đó chỉ thiết lập đánh số trang cho section mong muốn và bỏ liên kết với các phần còn lại.

Tại sao chỉnh số trang nhưng Word không thay đổi theo ý muốn?

Lỗi này thường xảy ra khi bạn chỉnh nhầm Header/Footer của section khác. Hãy chắc chắn rằng bạn đang chỉnh đúng section chứa trang cần thay đổi số trang.

Đánh số trang có ảnh hưởng đến mục lục tự động không?

Có. Nếu đánh số trang sai section hoặc sai thứ tự, mục lục tự động có thể hiển thị số trang không chính xác. Vì vậy, nên hoàn thiện đánh số trang trước khi tạo hoặc cập nhật mục lục.

Nhìn chung, nắm vững cách thêm số trang trong Word sẽ giúp bạn quản lý tài liệu hiệu quả hơn, tránh sai sót khi in ấn và thuận tiện cho việc tra cứu nội dung. Tùy vào mục đích sử dụng, bạn có thể linh hoạt đánh số từ trang đầu, từ trang bất kỳ hoặc tùy chỉnh định dạng theo chuẩn trình bày. Hy vọng những hướng dẫn trong bài viết đã giúp bạn thực hiện việc thêm số trang trong Word nhanh chóng và chính xác hơn.

Tham khảo bài viết liên quan:

6 cách bỏ đánh số trang trong Word nhanh và đúng cách

Cách xóa khoảng trắng trong Word khi copy, căn lề đơn giản