Cách ký hợp đồng lao động điện tử? So sánh hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng giấy?

Nội dung chính

• 1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?
• 2. Hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng giấy khác nhau thế nào?
• 3. Có bắt buộc ký hợp đồng lao động điện tử từ 01/7/2026 không?
• 5. Cách ký hợp đồng lao động điện tử như thế nào?
• 6. Những ai tham gia ký hợp đồng lao động điện tử?
• 6.1. Người lao động?
• 6.2. Người sử dụng lao động?
• 6.3. Nhà cung cấp nền tảng giao kết hợp đồng điện tử (eContract)?
• 7. Điều kiện để ký hợp đồng điện tử là gì?
• 7.1. Điều kiện để ký hợp đồng điện tử thông qua eContract
• 7.2. Điều kiện đối với các bên tham gia ký HĐLĐ điện tử
• Người sử dụng lao động và người lao động:
• Điều kiện đối với Nhà cung cấp eContract
• 8. Hợp đồng lao động điện tử phải bắt buộc có những nội dung gì?
• 9. Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực từ khi nào?
• 10. Có bắt buộc sử dụng chữ ký số khi ký hợp đồng lao động điện tử không?
• 11. Ký hợp đồng lao động qua email có được coi là hợp lệ không?
• 12. Hợp đồng lao động điện tử vô hiệu trong các trường hợp nào?

1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử. Đồng thời, điểm khác biệt cơ bản nhất của hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động bằng giấy là được giao kết dưới dạng điện tử.

(khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP)

Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý không?

Có. Tại Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động giấy. Nói cách khác là hợp đồng lao động được giao kết hoàn toàn trên môi trường điện tử thay vì ký tay trên giấy tờ như trước đây, nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ giá trị pháp lý tương đương.

2. Hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng giấy khác nhau thế nào?

Bảng so sánh dưới đây tổng hợp những điểm khác biệt chính giữa hai hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động giấy:

Tiêu chí	HĐ lao động điện tử	HĐ lao động bằng giấy
Hình thức	Thông điệp dữ liệu trên nền tảng eContract	Văn bản in trên giấy, có chữ ký tay và đóng dấu
Giá trị pháp lý	Tương đương hợp đồng giấy	Được công nhận đầy đủ, là hình thức truyền thống
Tốc độ ký kết	Vài phút — không cần gặp mặt	Mất nhiều ngày — cần gặp mặt hoặc chuyển phát
Chi phí	Thấp hơn (phần mềm, không in ấn)	Cao hơn (in, đóng dấu, chuyển phát, lưu kho)
Chống giả mạo	Cao — chữ ký số định danh	Thấp hơn — chữ ký tay dễ bị giả mạo
Lưu trữ	Cloud, bảo mật, tra cứu nhanh	Vật lý, tốn diện tích, có thể thất lạc
Yêu cầu kỹ thuật	Cần eContract, chữ ký số, định danh điện tử	Không yêu cầu kỹ thuật đặc biệt
Phù hợp với	Doanh nghiệp nhiều chi nhánh, remote, cần số hóa Camera imou A32EP 3MP Tầm xa hồng ngoại 10m với công nghệ hống ngoại thông minh. Chống ngược sáng HDR - Hỗ trợ đàm thoại 2 chiều - Hỗ trợ các tính năng thông minh: phát hiện chuyển động, phát hiện con người, phát hiện âm thanh bất thường, chế độ riêng tu, Smart tracking. Tích hợp còi báo động - Hỗ trợ chức năng Soft-AP, kết nối trực tiếp wifi camera không cần thông qua modem nhà mạng. Tích hợp Wi-Fi(IEEE802.11b/g/n), LAN, CLOUD (Imou Protect), ONVIF - Hỗ trơ khe cắm thẻ nhớ Micro SD max 256GB - Nguổn cấp: DC 5V1A, điện năng tiêu thụ - Chất liệu vỏ: Plastic. Đạt chứng nhận CE, FCC Xuất xứ: Trung Quốc ⁃ Bảo hành: 24 tháng. Trọn bộ sản phẩm bao gồm: -1 x Camera - 1 x Hướng dẫn Bắt đầu Nhanh -1x Bộ đổi nguồn -1x Cáp nguồn -1x Bọt gắn Hàng chính hãng imou bảo hành 2 năm toàn quốc	SME truyền thống, lao động phổ thông

Nhìn chung, hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng giấy khác nhau chủ yếu ở hình thức thể hiện và cách ký kết: một bên được tạo lập, ký và lưu trữ bằng phương tiện điện tử (chữ ký số), còn bên kia thể hiện trên giấy và ký tay, nhưng giá trị pháp lý về cơ bản là tương đương nếu đáp ứng điều kiện luật định.

(Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Bộ luật Lao động 2019)

3. Có bắt buộc ký hợp đồng lao động điện tử từ 01/7/2026 không?

Không, không bắt buộc ký hợp đồng lao động điện tử từ ngày 01/7/2026. Nhà nước chỉ khuyến khích ký hợp đồng lao động điện tử khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự của người sử dụng lao động, trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động .

Ngoài ra, mốc 01/7/2026 là Nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải được chính thức đưa vào vận hành không phải là mốc bắt buộc giao kết hợp đồng lao động điện tử. Việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử được thực hiện theo quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP từ ngày 01 tháng 7 năm 2026.

(Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP)

5. Cách ký hợp đồng lao động điện tử như thế nào?

Cách ký hợp đồng lao động điện tử như sau: Bước (1) Soạn thảo hợp đồng; Bước (2) Gửi hợp đồng cho người lao động; Bước (3) Ký số; Bước (4) Lưu trữ và quản lý hợp đồng.

Cách ký hợp đồng lao động điện tử như thế nào? (Hình từ Internet)

6. Những ai tham gia ký hợp đồng lao động điện tử?

Theo Điều 5 Nghị định 337/2025/NĐ-CP 03 bên gồm: Người lao động, người sử dụng lao động, Nhà cung cấp eContract tham gia ký hợp đồng lao động điện tử. Cụ thể:

6.1. Người lao động?

Người lao động là cá nhân trực tiếp ký kết hợp đồng với người sử dụng lao động để thực hiện công việc và nhận lương. Khi giao kết hợp đồng lao động điện tử, người lao động cần:

– Xác thực danh tính điện tử theo quy định;

– Thực hiện ký số hoặc ký điện tử trên hệ thống;

– Nhận và lưu trữ hợp đồng dưới dạng thông điệp dữ liệu.

6.2. Người sử dụng lao động?

Người sử dụng lao động là doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân thuê lao động theo quy định của Bộ luật Lao động 2019.

Trong quá trình ký hợp đồng điện tử, người sử dụng lao động có trách nhiệm:

– Tạo lập nội dung hợp đồng lao động điện tử;

– Thực hiện ký số hợp đồng;

– Gửi hợp đồng cho người lao động thông qua nền tảng điện tử;

– Lưu trữ và quản lý hợp đồng theo quy định pháp luật.

6.3. Nhà cung cấp nền tảng giao kết hợp đồng điện tử (eContract)?

Đây là tổ chức cung cấp hệ thống công nghệ để tạo lập, ký và lưu trữ hợp đồng lao động điện tử.

Nhà cung cấp nền tảng có nhiệm vụ:

– Cung cấp hệ thống ký hợp đồng điện tử;

– Đảm bảo xác thực danh tính các bên tham gia;

– Bảo mật và lưu trữ dữ liệu hợp đồng;

– Gửi hợp đồng đã ký lên nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia để gắn mã ID quản lý theo quy định.

7. Điều kiện để ký hợp đồng điện tử là gì?

Điều kiện để ký hợp đồng lao động điện tử được quy định tại Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Cụ thể có 2 nhóm điều kiện chính: (1) Điều kiện hệ thống; (2) Điều kiện đối với các bên tham gia ký hợp đồng.

7.1. Điều kiện để ký hợp đồng điện tử thông qua eContract

– Có sử dụng phần mềm ký số, kiểm tra chữ ký số đáp ứng yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.

– Có biện pháp bảo mật để bảo đảm an toàn thông tin khách hàng và dữ liệu hợp đồng lao động điện tử; có phương án kỹ thuật bảo đảm duy trì và khắc phục hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử khi có sự cố xảy ra.

– Có phương án lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu của chứng từ điện tử; bảo đảm khả năng tra cứu hợp đồng lao động điện tử đã được giao kết trên eContract.

– Có chức năng bảo đảm được định danh đúng chủ thể và thực hiện xác thực danh tính theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử người lao động và người sử dụng lao động.

– Có biện pháp kỹ thuật để xác nhận việc tổ chức, cá nhân đã được định danh đồng ý với các nội dung trong hợp đồng lao động.

– Có chức năng chứng thực hợp đồng lao động điện tử theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử để thực hiện chứng thực hợp đồng lao động điện tử trước khi gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID.

– Có chức năng chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động bằng văn bản giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

– Cung cấp tài khoản giao dịch điện tử tuân thủ các điều kiện quy định tại Điều 46 Luật Giao dịch điện tử 2023.

3ộ điều khiển nhiệt độ PID REX-C100, với cặp nhiệt

Giới thiệu về sản phẩm này Độ chính xác đo: + / - 0,5% FS Dung sai bù đầu lạnh: + /- 2 độ C (có thể được sửa đổi bằng phần mếm trong 0 ~ 50 độ C) Độ phân giải: 14 bit Chu ky lấy mẫu: 0,5 giây Quyền lực: AC 100-240V 50 / 60HZ Giá trị quá trình (PV), Giá trị cài đặt (SV) <iểm soát PIN (bao gồm ON / OFF, PID loại bước và PID liêr tỤc) Điều khiển tự điều chỉnh Đầu ra rơ le: công suất tiếp xúc 250V AC 3A (tải điện

– Có chức năng hỗ trợ người sử dụng lao động báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định của pháp luật lao động thông qua giao thức và định dạng do Bộ Nội vụ quy định.

– Có chức năng tổng hợp, thống kê, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất phục vụ quản lý giao dịch hợp đồng lao động điện tử.

– Kết nối qua giao diện lập trình ứng dụng tiêu chuẩn (API) với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định của Bộ Nội vụ.

– Bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật về an toàn thông tin theo quy định về pháp luật an toàn thông tin mạng.

7.2. Điều kiện đối với các bên tham gia ký HĐLĐ điện tử

Người sử dụng lao động và người lao động:

– Đối với người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân: giấy tờ tùy thân bao gồm thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).

– Đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình: quyết định thành lập hoặc quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, bao gồm: thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).

– Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Điều kiện đối với Nhà cung cấp eContract

– Có eContract đáp ứng điều kiện tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

– Có giải pháp, công nghệ để thu thập, kiểm tra, đối chiếu, bảo đảm sự khớp đúng giữa thông tin nhận biết tổ chức, cá nhân, dữ liệu sinh trắc học người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân (là các yếu tố, đặc điểm sinh học gắn liền với người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân thực hiện định danh, khó làm giả, có tỷ lệ trùng nhau thấp như vân tay, khuôn mặt, mống mắt, giọng nói và các yếu tố sinh trắc học khác) với các thông tin, yếu tố sinh trắc học tương ứng trên giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP và bảo đảm được định danh đúng chủ thể và thực hiện xác thực danh tính theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

– Có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy có loại dịch vụ được phép kinh doanh là cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo pháp luật giao dịch điện tử.

8. Hợp đồng lao động điện tử phải bắt buộc có những nội dung gì?

Căn cứ khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 nội dung hợp đồng lao động điện tử cũng giống như nội dung hợp đồng lao động bằng giấy gồm nội dung về công việc, phúc lợi, lương và BHXH,…nhưng được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Cụ thể nội dung sau:

– Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động và họ tên, chức danh của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động;

– Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động;

– Công việc và địa điểm làm việc;

– Thời hạn của hợp đồng lao động;

– Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác;

– Chế độ nâng bậc, nâng lương;

– Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;

– Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động;

– Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp;

– Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề.

9. Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực từ khi nào?

Theo Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

10. Có bắt buộc sử dụng chữ ký số khi ký hợp đồng lao động điện tử không?

Có. Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP bắt buộc khi giao kết hợp đồng lao động điện tử trên hệ thống eContract chính thức, các bên bắt buộc phải sử dụng chữ ký số, vì đây là điều kiện để xác thực đúng chủ thể ký, bảo đảm tính toàn vẹn của nội dung hợp đồng và thực hiện việc chứng thực, gắn mã định danh theo quy định của pháp luật.

11. Ký hợp đồng lao động qua email có được coi là hợp lệ không?

Ký hợp đồng lao động qua email có thể được coi là hợp lệ, nhưng không phải trong mọi trường hợp. Về nguyên tắc, pháp luật cho phép giao kết hợp đồng bằng phương tiện điện tử, miễn là việc ký kết qua email thể hiện rõ sự đồng ý của các bên, xác định được danh tính người gửi và bảo đảm nội dung không bị thay đổi.

Tuy nhiên, việc ký hợp đồng lao động điện tử qua email thì sẽ không được coi là hợp lệ vì chưa đáp ứng được cái điều kiện giao kết hợp đồng lao động điện tử.

(Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 337/2025/NĐ-CP)

12. Hợp đồng lao động điện tử vô hiệu trong các trường hợp nào?

Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Bộ luật Lao động 2019 thì hợp đồng lao động điện tử vô hiệu khi vi phạm về: Thẩm quyền, công việc, tính tự nguyện, bình đẳng,…

Cụ thể:

Hợp đồng lao động điện tử vô hiệu toàn bộ khi nội dung của hợp đồng lao động vi phạm pháp luật; người giao kết hợp đồng lao động không đúng thẩm quyền hoặc vi phạm nguyên tắc giao kết hợp đồng lao động, công việc đã giao kết trong hợp đồng lao động là công việc mà pháp luật cấm.

Hợp đồng lao động vô hiệu từng phần khi nội dung của phần đó vi phạm pháp luật nhưng không ảnh hưởng đến các phần còn lại của hợp đồng.