6 cách dọn dẹp hộp thư Gmail để tiết kiệm bộ nhớ

Hộp thư Gmail của bạn đầy ắp thư cũ, quảng cáo và tệp đính kèm nặng khiến dung lượng nhanh chóng cạn kiệt? Đừng lo! Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách dọn dẹp Gmail hiệu quả, giúp lấy lại không gian lưu trữ, tăng tốc độ hoạt động và dễ dàng quản lý email quan trọng hơn. Chỉ với vài bước đơn giản, bạn sẽ có ngay một hộp thư gọn gàng và tối ưu dung lượng tối đa. Cùng Phong Vũ Tech News khám phá ngay nhé!

I. Xóa các thư chứa tệp tin đính kèm

Nếu chỉ là thư văn bản bình thường thì chủ yếu dung lượng không quá cao, chỉ vài kb mà thôi và chúng không đáng kể là bao. Thế nhưng những email chứa tệp đính kèm, nhất là tệp dạng video, hình ảnh thì ngốn số dung lượng rất lớn. Vậy nên dể dọn dẹp Gmail nhanh nhất thì chúng ta nên bắt đầu với những email này.

Thường thì email có tệp đính kèm sẽ không phải thư rác, thư spam. Nên cách duy nhất chúng ta có thể dọn chúng là dọn thủ công, check từng mail một xem nội dung đó có còn cần thiết hay không. Với video, ảnh, tài liệu,… chúng ta cũng có thể lưu vào nơi khác như máy tính, máy tính xách tay, Drive, iCloud,… để không làm chật tài khoản Google.

Có một mẹo nhỏ là thanh tìm kiếm của Gmail có thể tìm lại những loại file nhất định. Ví dụ gõ filename:mp3 thì sẽ ra các tệp âm thanh MP3, gõ filename:doc thì sẽ ra các file văn bản. Bạn có thể áp dụng cách này thì lọc sẽ nhanh hơn nhiều.

II. Tìm kiếm và xóa các tin chứa tệp tin lớn

Gmail hiện có hỗ trợ người dùng tìm kiếm file theo kích thước để biết được đâu là tệp đính kèm đang chiếm nhiều bộ nhớ của bạn nhất. Bạn có thể tùy ý chọn tìm file lớn hơn số dung lượng mình muốn lọc (ví dụ lớn hơn 1MB, lớn hơn 5MB,…) Khi đã tìm ra danh sách này rồi thì chúng ta chỉ việc dò một lượt từng file để xóa bớt những gì không còn cần dùng nữa.

• Bước 1: Gõ tìm kiếm trên thanh công cụ Larger:1MB (hoặc bất kỳ con số nào bạn muốn)
• Bước 2: Ấn chuột phải vào mail chứa tệp đính kèm
• Bước 3: Chọn Xóa nếu muốn xóa mail

III. Dọn thùng rác và thư mục spam

Hằng ngày chúng ta có thể phải nhận đến hàng chục thư rác, thư spam vào mail. Mỗi lần dọn bạn có thể thấy hàng ngàn, thậm chí chục ngàn mail rác như thế này. Khi tích tụ lại thì chúng chiếm rất nhiều dung lượng bộ nhớ. Từ lâu nay, Gmail vẫn mặc định có chế độ tự động xóa thư trong thùng rác sau 30 ngày. Nhưng nếu bộ nhớ của bạn bị báo sắp đầy hay muốn dọn luôn thì hãy chủ động xóa đi trước nhé:

• Bước 1: Gõ tìm kiếm trên thanh công cụ in:spam hoặc in:trash hoặc vào thẳng 2 mục
• Bước 2: Chọn xóa thư trong 2 thư mục này theo ý muốn, bạn có thể chọn xóa hết

IV. Chuyển sang dùng email dạng văn bản thuần

Như đã nói ở trên, mail không tốn dung lượng nhiều lắm nhưng mail có tệp đính kèm thì rất nặng. Ngoài ra, email trình bày kiểu cầu kỳ như chèn hình ảnh trực tiếp, có màu sắc trang trí,… thì cũng ngốn dung lượng hơn thư bình thường. Chúng không nặng hẳn như tệp đính kèm nhưng tích tụ lại hàng trăm, hàng ngàn thư thì vẫn khá đáng kể.

Vậy nên nếu không có nhu cầu dùng mail dạng HTML như thế này thì bạn nên thiết lập Gmail gửi thư ở dạng văn bản thuần. Để thiết lập chế độ này, vào khung soạn thảo, nhấn vào dấu 3 chấm ở dưới cùng góc bên phải màn hình rồi ấn chọn Chế độ văn bản thuần túy (Plain text mode).

V. Xóa các Email cũ và Email đã đọc

Để dọn dẹp hộp thư Gmail, có một cách truyền thống là xóa những thư bạn đã đọc. Để lọc thư kiểu này thì thường là lọc thủ công. Tuy nhiên Gmail cũng hỗ trợ bạn tìm những mail từ lâu năm, ví dụ như 1, 2 năm trước. Thường thì mail đã cũ sẽ không còn cần thiết nữa nên hãy xóa bớt đi.

• Bước 1: Trên thanh tìm kiếm nhập lệnh older_than:1y (hoặc khoảng thời gian bạn muốn lọc, m = tháng, w = tuần, d = ngày)
• Bước 2: Chọn thư đã đọc không cần nữa và Xóa

VI. Tải về bản sao lưu

Nếu không muốn xóa hẳn email vĩnh viễn vì một lý do nào đó, chúng ta cũng có lựa chọn tiện ích khác là sao lưu về trong máy tính hoặc thiết bị. Như vậy bạn vẫn giữ được mail mà lại dọn dẹp hộp thư Gmail của mình bớt dung lượng. Để sao lưu, chúng ta có thể dùng các ứng dụng có sẵn của Windows hoặc MacOS hay tải phần mềm của bên thứ ba như Thunderbird.

Dọn dẹp hộp thư Gmail không khó, cũng không tốn quá nhiều thời gian nếu chúng ta biết các lệnh tìm kiếm nhanh. Hãy định kỳ dọn dẹp hòm thư trước khi quá tải dung lượng và không còn chỗ lưu trữ nhé!

VII. Tổng kết

Sau khi thực hiện các bước dọn dẹp, chắc chắn hộp thư Gmail của bạn sẽ nhẹ hơn, dễ tìm kiếm và quản lý hơn bao giờ hết. Việc duy trì thói quen xóa thư rác, lọc tệp đính kèm và sắp xếp thư mục định kỳ không chỉ giúp tiết kiệm dung lượng mà còn đảm bảo trải nghiệm Gmail luôn mượt mà, ổn định. Hãy dành vài phút mỗi tuần để “refresh” hộp thư của mình nhé – nhỏ nhưng hiệu quả lớn. Theo dõi Phong Vũ Tech News để cập nhật thêm nhiều mẹo công nghệ hữu ích mỗi ngày!

Bài viết liên quan:

• Tính năng cực hay của Gmail, bạn đã biết chưa?
• BCC và CC trong Gmail là gì? Bạn đã biết chưa!?
• Gmail cập nhật tính năng mới cho tất cả người dùng G Suite

---