Cách chia sẻ máy in qua mạng LAN nhanh chóng, hiệu quả nhất

Trong môi trường làm việc hiện đại hoặc gia đình có nhiều máy tính, việc trang bị riêng máy in cho từng thiết bị không còn là giải pháp tối ưu về chi phí lẫn quản lý. Chia sẻ máy in qua mạng LAN cho phép nhiều thiết bị cùng sử dụng một máy in duy nhất, giúp quy trình in ấn diễn ra liền mạch, tiết kiệm thời gian thao tác và hạn chế rối rắm dây kết nối. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của Phong Vũ Tech News để nắm rõ cách thiết lập nhanh chóng, đảm bảo kết nối ổn định và sử dụng hiệu quả trong mọi nhu cầu in ấn hằng ngày nhé!

I. Cần chuẩn bị gì trước khi chia sẻ máy in qua mạng LAN

Hệ thống chia sẻ máy in qua LAN thường áp dụng mô hình máy chủ – máy khách, trong đó máy chủ kết nối trực tiếp với máy in qua USB và chịu trách nhiệm quản lý hàng đợi in cũng như phân phối lệnh đến các máy khác trong mạng. Máy chủ cần luôn hoạt động khi có nhu cầu in, bởi nếu thiết bị chuyển sang chế độ ngủ hoặc bị tắt nguồn thì mọi lệnh in gửi từ máy khách sẽ bị treo trong hàng đợi.

Dưới đây là các yêu cầu hạ tầng quan trọng cần đáp ứng trước khi thiết lập:

Toàn bộ thiết bị phải nằm trong cùng mạng nội bộ, nghĩa là cùng SSID Wi-Fi hoặc kết nối chung vào một switch, nhằm đảm bảo khả năng nhận diện và truyền dữ liệu ổn định giữa các thiết bị. Nên gán địa chỉ IP tĩnh cho máy chủ để tránh tình trạng thay đổi IP sau khi khởi động lại, bởi IP động do DHCP cấp phát có thể khiến máy khách mất kết nối và phải cấu hình lại.

Ngoài ra, cần cài đặt trình điều khiển (driver) mới nhất trên máy chủ và in thử trang Test Page để xác nhận máy in hoạt động bình thường; trong trường hợp máy chủ và máy khách sử dụng hệ điều hành 32-bit và 64-bit khác nhau, hãy thêm Additional Drivers trong tab Sharing để máy khách tự động tải đúng phiên bản driver tương thích.

Tham khảo một số sản phẩm máy in mới nhất tại Phong Vũ:

II. Cách chia sẻ máy in qua mạng LAN trên máy chủ

Cấu hình đúng trên máy chủ giúp các máy trong mạng nội bộ truy cập máy in ổn định và hạn chế lỗi khi nhiều người sử dụng cùng lúc. Trước khi kết nối từ máy khách, cần bật chia sẻ mạng và kích hoạt chế độ chia sẻ máy in.

Bước 1: Bật tính năng chia sẻ mạng

Trên Windows 11, mở Settings → Network & Internet → Advanced network settings → Advanced sharing settings.

Tại đây, bật Network discovery để các thiết bị trong mạng nhận diện máy chủ, đồng thời bật File and printer sharing nhằm cho phép truy cập tài nguyên dùng chung.

Trong môi trường văn phòng nhỏ hoặc mạng nội bộ đáng tin cậy, có thể tắt Password protected sharing để các máy kết nối mà không cần nhập mật khẩu.

Bước 2: Chia sẻ máy in từ máy chủ

Truy cập Settings → Bluetooth & devices → Printers & scanners, chọn máy in đang kết nối rồi mở Printer properties.

Trong tab Sharing, tích chọn Share this printer để cho phép các máy khác sử dụng máy in qua mạng LAN.

Đặt Share name ngắn gọn, không dấu và không chứa khoảng trắng, ví dụ HP_Laser_Office, giúp các máy khách nhận diện nhanh và hạn chế lỗi khi kết nối. Đồng thời bật Render print jobs on client computers để máy người dùng xử lý lệnh in cục bộ, qua đó giảm tải cho CPU máy chủ và cải thiện hiệu suất tổng thể.

Quang Hùng Studio

III. Cách kết nối máy in đã chia sẻ từ máy tính khác

Sau khi máy chủ hoàn tất chia sẻ, các máy trong cùng mạng LAN có thể kết nối và sử dụng máy in. Tùy môi trường và nhu cầu ổn định, có thể kết nối theo phương thức tự động, thủ công qua UNC hoặc thiết lập bằng địa chỉ TCP/IP.

Kết nối tự động từ danh sách thiết bị

Trên Windows 11, mở Settings → Bluetooth & devices → Printers & scanners → Add device. Hệ điều hành sẽ quét mạng nội bộ và hiển thị các máy in đang được chia sẻ.

Chọn đúng máy in cần sử dụng rồi nhấn Add device để hoàn tất cài đặt. Hệ thống sẽ tự động lấy driver từ máy chủ hoặc tải về nếu cần, giúp quá trình thiết lập diễn ra nhanh chóng.

Kết nối thủ công qua địa chỉ UNC

Nếu máy in không xuất hiện trong danh sách, có thể kết nối trực tiếp bằng đường dẫn mạng. Nhấn Windows + R, nhập \Tên_máy_chủ hoặc \IP_máy_chủ (ví dụ: \192.168.1.100) rồi nhấn Enter.

Cửa sổ tài nguyên chia sẻ sẽ hiển thị các thiết bị dùng chung trên máy chủ. Nhấp chuột phải vào biểu tượng máy in và chọn Connect, sau đó hệ thống sẽ tự động cài đặt và thêm máy in vào danh sách thiết bị.

Thêm máy in qua TCP/IP để tăng độ ổn định

Trong môi trường cần kết nối ổn định hoặc sử dụng máy in mạng độc lập, chọn The printer that I want isn’t listed khi thêm thiết bị.

Tiếp tục chọn Add a printer using a TCP/IP address or hostname để nhập thông tin kết nối thủ công.

Nhập địa chỉ IP tĩnh của máy chủ hoặc của máy in, sau đó hoàn tất các bước cài đặt theo hướng dẫn. Phương thức này giúp duy trì kết nối ổn định và hạn chế gián đoạn khi hệ thống mạng có nhiều thiết bị hoạt động đồng thời.

IV. Cách chia sẻ máy in qua mạng LAN cho nhiều máy cùng lúc

Khi nhiều người dùng truy cập cùng một máy in, máy chủ cần được cấu hình quyền truy cập hợp lý và tối ưu hàng đợi in nhằm tránh tắc nghẽn. Thiết lập đúng giúp kiểm soát lệnh in hiệu quả và giảm gián đoạn trong môi trường làm việc chung.

Bước 1: Phân quyền sử dụng máy in

Trên máy chủ, mở Printer properties của máy in đã chia sẻ rồi chuyển sang tab Security. Tại đây có thể cấp quyền theo vai trò để đảm bảo kiểm soát hợp lý:

• Cấp quyền Print cho nhóm Everyone để toàn bộ người dùng trong mạng nội bộ có thể gửi lệnh in.
• Cấp quyền Manage Documents cho trưởng bộ phận hoặc người phụ trách để xử lý các lệnh in bị kẹt hoặc ưu tiên tài liệu quan trọng.
• Quyền Manage Printers nên dành cho quản trị viên IT nhằm kiểm soát cấu hình và khắc phục sự cố khi cần.

Bước 2: Triển khai tự động trong môi trường Domain

Trong hệ thống doanh nghiệp sử dụng Active Directory, quản trị viên có thể triển khai máy in cho toàn bộ máy khách thông qua Group Policy giúp máy in tự động xuất hiện trên máy người dùng khi đăng nhập, đồng thời giảm thời gian cấu hình thủ công và hạn chế sai sót.

Quang Hùng Studio

Bước 3: Tối ưu hàng đợi in và hiệu suất xử lý

Trong Printer properties → Advanced, bật tùy chọn Spool print documents so program finishes printing faster để hệ thống xử lý lệnh in ở chế độ nền. Cơ chế này giúp ứng dụng đóng lệnh nhanh hơn và giảm tình trạng chờ đợi khi in nhiều tài liệu.

Đối với tài liệu nội bộ không yêu cầu chất lượng cao, nên khuyến khích sử dụng chế độ Draft hoặc Economy nhằm tiết kiệm mực in và rút ngắn thời gian xử lý. Khi kết hợp cùng phân quyền hợp lý và quản lý hàng đợi hiệu quả, hệ thống in ấn sẽ vận hành ổn định ngay cả khi nhiều người sử dụng đồng thời.

V. Các lỗi thường gặp khi chia sẻ máy in qua mạng LAN và cách khắc phục

Trong môi trường Windows, lỗi chia sẻ máy in thường xuất hiện sau các bản cập nhật bảo mật hoặc do cấu hình hệ thống chưa đồng bộ. Việc xác định đúng nguyên nhân giúp rút ngắn thời gian xử lý và tránh gián đoạn in ấn.

Lỗi 0x0000011b: Lỗi này phát sinh khi Windows siết chặt cơ chế bảo mật RPC sau các bản cập nhật. Máy khách không thể kết nối tới máy in chia sẻ dù hệ thống mạng vẫn hoạt động bình thường.

Cách khắc phục: Mở Registry Editor, truy cập HKEY_LOCAL_MACHINE\System\CurrentControlSet\Control\Print → tạo DWORD RpcAuthnLevelPrivacyEnabled và đặt giá trị 0 → khởi động lại máy chủ in.

Lỗi 0x00000709: Nguyên nhân thường do xung đột máy in mặc định hoặc quyền truy cập Registry bị hạn chế. Hệ thống không cho phép đặt máy in chia sẻ làm mặc định.

Cách khắc phục: Cấp quyền Full Control cho khóa
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Windows → xóa giá trị Device → vào Settings và tắt tùy chọn Let Windows manage my default printer.

Dịch vụ Print Spooler bị dừng: Khi dịch vụ hàng đợi in ngừng hoạt động, toàn bộ lệnh in sẽ bị treo hoặc biến mất khỏi danh sách.

Cách khắc phục: Mở hộp thoại Run → nhập services.msc → tìm Print Spooler → nhấp phải và chọn Restart để khởi động lại dịch vụ.

VI. Tổng kết

Chia sẻ máy in qua mạng LAN giúp nhiều thiết bị cùng sử dụng một máy in mà không cần kết nối trực tiếp, đặc biệt hữu ích trong văn phòng nhỏ hoặc gia đình có nhiều máy tính. Khi thiết lập đúng cách, quá trình in ấn diễn ra liền mạch, tiết kiệm chi phí thiết bị và tối ưu không gian làm việc. Theo dõi Phong Vũ Tech News để cập nhật thêm nhiều hướng dẫn công nghệ đơn giản, dễ áp dụng trong thực tế nhé!

Bài viết liên quan:

• Microsoft ngừng hỗ trợ driver máy in V3, V4 trên Windows 11
• Nên chọn máy in phun hay máy in laser
• Hướng dẫn chi tiết cách cài máy in Canon đơn giản