Trong quá trình làm việc với Microsoft Excel, việc quên lưu file hoặc gặp sự cố khiến dữ liệu biến mất là điều không ít người gặp phải. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể yên tâm vì Excel được trang bị nhiều tính năng hỗ trợ cách lấy lại file Excel chưa lưu, giúp khôi phục lại các tệp bị mất, ghi đè hoặc thậm chí đã bị xóa. Sau đây, Hoàng Hà Mobile sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng trường hợp, giúp bạn dễ dàng lấy lại dữ liệu chỉ trong vài phút mà không cần quá nhiều kỹ năng kỹ thuật.

Có lấy lại được file Excel chưa lưu không?

Câu trả lời là có, bạn hoàn toàn có thể áp dụng cách lấy lại file Excel chưa lưu trong hầu hết các trường hợp, miễn là máy tính hoặc phần mềm Excel của bạn đã bật các tính năng tự động lưu và khôi phục dữ liệu. Microsoft đã trang bị cho Excel hai tính năng quan trọng là AutoSave và AutoRecover, giúp người dùng tránh mất dữ liệu khi quên nhấn “Save” hoặc gặp sự cố bất ngờ như tắt máy, mất điện, hoặc hệ thống bị lỗi.

Cụ thể, AutoSave tự động lưu lại bản nháp của file sau mỗi vài phút, tùy theo cài đặt của người dùng. Trong khi đó, AutoRecover giúp khôi phục lại những phiên bản gần nhất của file Excel nếu chương trình bị đóng đột ngột. Điều này đặc biệt hữu ích trong các tình huống như đang làm việc dở dang thì mất điện, hoặc vô tình chọn “Don’t Save” khi thoát file.

Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng khả năng khôi phục còn phụ thuộc vào việc tính năng này có được bật trước đó hay không. Nếu AutoRecover chưa được kích hoạt, Excel sẽ không có dữ liệu để phục hồi. Ngoài ra, thời gian tự động lưu càng ngắn, khả năng giữ lại bản mới nhất càng cao. 

Những trường hợp có thể khôi phục file Excel chưa lưu

Không phải mọi tệp Excel bị mất đều có thể khôi phục, nhưng trong một số trường hợp phổ biến, bạn hoàn toàn có thể áp dụng cách lấy lại file Excel chưa lưu để dễ dàng khôi phục dữ liệu nhờ các cơ chế tự động thông minh được tích hợp sẵn trong phần mềm.

• Quên lưu file khi thoát Excel: Đây là tình huống thường gặp nhất. Khi bạn chọn “Don’t Save” hoặc vô tình tắt Excel mà chưa lưu, AutoRecover vẫn có thể giúp khôi phục bản nháp gần nhất. Excel sẽ lưu file tạm trong một thư mục ẩn mà bạn có thể mở lại thông qua tính năng “Recover Unsaved Workbooks”.
• Mất điện hoặc tắt máy đột ngột: Nếu đang làm việc mà máy tính bị mất nguồn, Windows hoặc Excel bị lỗi, AutoSave sẽ lưu lại phần dữ liệu được cập nhật trước thời điểm xảy ra sự cố. Khi khởi động lại Excel, hệ thống sẽ tự động hiển thị danh sách các file có thể khôi phục.

• Lưu nhầm hoặc ghi đè lên file cũ: Khi bạn nhấn “Save” mà không tạo bản sao, dữ liệu cũ bị ghi đè sẽ không hoàn toàn mất đi. Excel có tính năng quản lý phiên bản (Version History) cho phép bạn khôi phục lại bản trước đó.
• File bị xóa do lỗi thao tác: Trường hợp xóa nhầm file từ thư mục lưu trữ có thể xử lý bằng phần mềm khôi phục dữ liệu chuyên dụng. Tuy nhiên, hiệu quả sẽ cao nhất nếu file chưa bị ghi đè bởi dữ liệu mới.

Cách bật AutoSave và AutoRecover trong Excel

Khi làm việc với Excel, việc bật các tính năng tự động lưu là yếu tố then chốt giúp bạn tránh mất dữ liệu quan trọng, nhất khi cần cách lấy lại file Excel chưa lưu. Hai công cụ hỗ trợ mạnh mẽ nhất trong trường hợp này chính là AutoSave và AutoRecover, cho phép Excel tự động lưu và khôi phục file khi có sự cố bất ngờ xảy ra.

AutoSave và AutoRecover là gì?

• AutoSave là tính năng tự động lưu file Excel trong quá trình làm việc. Khi bật tính năng này, mọi thay đổi bạn thực hiện đều được lưu ngay lập tức mà không cần nhấn “Ctrl + S”. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn làm việc với các tài liệu quan trọng hoặc dùng Excel từ dịch vụ đám mây như OneDrive hay SharePoint.
• AutoRecover, ngược lại, là công cụ giúp khôi phục phiên bản tạm thời của file khi xảy ra sự cố ngoài ý muốn. Khi mở lại Excel, bạn có thể thấy danh sách các file khôi phục trong khung “Document Recovery”, giúp dễ dàng chọn và lưu lại file cần thiết.

Hai tính năng này hoạt động song song nhằm giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu và hỗ trợ hiệu quả cho cách lấy lại file Excel chưa lưu khi xảy ra sự cố. AutoSave giúp lưu liên tục mọi thay đổi, còn AutoRecover lưu theo chu kỳ (thường từ 5 đến 10 phút) và tạo ra bản sao tạm thời trong thư mục hệ thống. Khi có sự cố, bản sao đó chính là “phao cứu sinh” giúp bạn phục hồi dữ liệu nhanh chóng.

Cách bật AutoSave và AutoRecover

Để đảm bảo Excel luôn sẵn sàng khôi phục file trong mọi tình huống, bạn nên bật hai tính năng này ngay từ đầu. Cách thực hiện rất đơn giản:

• Bước 1: Mở Excel, chọn File → Options để truy cập bảng thiết lập.

• Bước 2: Trong cửa sổ Excel Options, chọn mục Save ở thanh bên trái.

• Bước 3: Tích vào các tùy chọn sau:
  • Save AutoRecover information every X minutes: Tùy chỉnh khoảng thời gian tự động lưu, ví dụ 5 phút.
  • Keep the last AutoRecovered version if I close without saving: Giữ lại phiên bản cuối nếu bạn đóng mà chưa lưu.

• Bước 4: Nhấn OK để hoàn tất.

Sau khi bật, Excel sẽ lưu các bản nháp trong thư mục mặc định:

C:Users[Tên người dùng]AppDataLocalMicrosoftOfficeUnsavedFiles

Ngoài ra, nếu bạn sử dụng Excel 365, có thể bật AutoSave trực tiếp trên thanh công cụ. Nút này thường nằm góc trái phía trên màn hình. Khi được bật, mọi thay đổi sẽ tự động đồng bộ với OneDrive, đảm bảo file của bạn luôn an toàn.

Cách lấy lại file Excel chưa lưu, quên lưu, bị tắt máy đột ngột

Khi Excel bị tắt bất ngờ hoặc bạn quên lưu, đừng lo lắng. Microsoft đã tích hợp sẵn công cụ Recover Unsaved Workbooks để bạn có thể tìm lại file một cách dễ dàng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước:

• Bước 1: Mở Excel → Chọn File → Open → Recent.

• Bước 2: Cuộn xuống cuối danh sách, chọn mục Recover Unsaved Workbooks.

• Bước 3: Một cửa sổ mới sẽ hiện ra, hiển thị danh sách các file Excel chưa được lưu gần đây.

• Bước 4: Chọn file bạn muốn khôi phục → Nhấn Open để mở.

• Bước 5: Sau khi kiểm tra nội dung, hãy chọn Save As để lưu file vào vị trí mới.

Nếu bạn không thấy mục này, có thể truy cập thủ công vào thư mục chứa các file tạm của Excel theo đường dẫn:

C:Users[Tên người dùng]AppDataLocalMicrosoftOfficeUnsavedFiles

Lưu ý: Các file chưa lưu sẽ chỉ được giữ tạm thời trong thư mục hệ thống. Nếu bạn không mở và lưu lại kịp thời, Excel có thể tự động xóa chúng sau một thời gian ngắn. Vì vậy, hãy khôi phục càng sớm càng tốt để tránh mất dữ liệu vĩnh viễn.

Cách lấy lại file Excel bị ghi đè

Một trong những lỗi phổ biến khác là vô tình ghi đè lên file Excel cũ. Bạn nhấn “Save” thay vì “Save As”, khiến nội dung trước đó bị thay thế hoàn toàn. Tuy nhiên, nếu biết tận dụng cách lấy lại file Excel chưa lưu kết hợp với các tính năng Manage Workbook hoặc Version History, bạn vẫn có thể khôi phục lại phiên bản trước đó một cách dễ dàng và hiệu quả.

Cách 1: Khôi phục trực tiếp trong Excel

• Bước 1: Mở file Excel bị ghi đè.

• Bước 2: Chọn File → Info.

• Bước 3: Tại mục Manage Workbook, bạn sẽ thấy danh sách các phiên bản tự động lưu trước đó.

• Bước 4: Nhấp vào phiên bản bạn muốn → chọn Restore để quay lại nội dung cũ.
  

Lưu ý rằng phiên bản khôi phục sẽ thay thế file hiện tại. Vì vậy, bạn nên Save As để lưu bản phục hồi ở nơi khác, tránh mất nội dung mới. 

Cách lấy file Excel bị xóa bằng phần mềm

Nếu bạn đã xóa hoàn toàn file Excel khỏi thùng rác hoặc bị mất do lỗi ổ cứng, phần mềm khôi phục dữ liệu sẽ là lựa chọn cần thiết, đặc biệt khi cách lấy lại file Excel chưa lưu thông thường không còn hiệu quả. Một số phần mềm phổ biến giúp phục hồi file Excel nhanh chóng và an toàn gồm Wondershare Recoverit, Recuva, và EaseUS Data Recovery Wizard.

Cách thực hiện (ví dụ với Recuva):

• Bước 1: Sau khi tải và cài đặt Recuva, mở phần mềm và chọn loại tệp là Documents để quét file Excel. Tiếp đó, chọn vị trí lưu trữ trước đây của file rồi nhấn Start để bắt đầu quét. Quá trình này có thể kéo dài vài phút tùy dung lượng ổ đĩa.

• Bước 2: Khi hoàn tất, Recuva sẽ hiển thị danh sách file có thể khôi phục với ba mức trạng thái:
  • Xanh lá cây: Có thể phục hồi hoàn toàn.
  • Vàng: Khả năng khôi phục thấp.
  • Đỏ: Không thể khôi phục.

Chọn file Excel cần lấy lại, kiểm tra tên và dung lượng, sau đó nhấn Recover để tiến hành phục hồi.

• Bước 3: Lưu file vừa khôi phục sang ổ đĩa khác để tránh ghi đè dữ liệu cũ. Nếu có nhiều kết quả, bạn có thể dùng tính năng Scan Content và nhập định dạng *.xls hoặc *.xlsx để lọc nhanh hơn.

Một số lưu ý để tránh những sự cố bị mất file

Dù Excel có nhiều công cụ hỗ trợ, việc chủ động phòng ngừa mất dữ liệu vẫn là điều quan trọng nhất, ngay cả khi bạn đã biết cách lấy lại file Excel chưa lưu.

• Luôn bật AutoSave và AutoRecover: Đặt thời gian lưu tự động ngắn (khoảng 5 phút) để giảm thiểu khả năng mất dữ liệu khi gặp sự cố.
• Thường xuyên nhấn Ctrl + S: Thói quen này giúp bạn chủ động kiểm soát tiến độ lưu file, đặc biệt khi làm việc với dữ liệu lớn.
• Sử dụng lưu trữ đám mây: Lưu file trên OneDrive, Google Drive hoặc Dropbox không chỉ giúp truy cập dễ dàng mà còn có chức năng “Lịch sử phiên bản” giúp phục hồi dữ liệu cũ.

• Sao lưu định kỳ: Hãy tạo bản sao lưu các file quan trọng ra ổ cứng ngoài hoặc USB.
• Không lưu file vào ổ hệ thống (C:): Khi Windows gặp sự cố, ổ này thường bị xóa dữ liệu trong quá trình cài lại.
• Kiểm tra kỹ trước khi lưu: Nếu bạn cần tạo bản mới, hãy chọn Save As thay vì Save để tránh ghi đè.
• Giữ phần mềm Excel và Windows luôn cập nhật: Phiên bản mới thường đi kèm tính năng bảo vệ và khôi phục dữ liệu tốt hơn.

Lời kết

Việc mất file Excel chưa lưu, bị ghi đè hay xóa nhầm là sự cố không ai mong muốn, nhưng hoàn toàn có thể khắc phục nhanh chóng nếu bạn nắm rõ cách lấy lại file Excel chưa lưu và các phương pháp khôi phục khác đã được hướng dẫn ở trên. Hãy chủ động bật AutoSave, thường xuyên sao lưu, và tận dụng các tính năng khôi phục tự động của Excel để bảo vệ dữ liệu quý giá của mình. Nhờ đó, bạn có thể yên tâm làm việc, tránh mất mát thông tin quan trọng chỉ vì một lần quên nhấn “Save”.

XEM THÊM:

• Hàm Random trong Excel là gì? Cách sử dụng kèm ví dụ minh họa cụ thể
• Cách tạo Checkbox (hộp kiểm) nhanh chóng trong Excel