Cách scan trên máy tính đơn giản, nhanh chóng

Bạn cần scan giấy tờ quan trọng nhưng loay hoay mãi không biết bắt đầu từ đâu thì bài viết này sẽ giúp bạn hoàn thành công việc được giao một cách hiệu quả và nhanh chóng. Chỉ với vài thao tác cực kỳ đơn giản trên phần mềm có sẵn, bạn có thể dễ dàng biến tài liệu giấy thành file PDF sắc nét trong vài phút. Cùng Phong Vũ Tech News tham khảo hướng dẫn cách scan trên máy tính dưới đây và thực hiện ngay nhé! 

I. Cần chuẩn bị gì trước khi scan trên máy tính?

Để quá trình scan trên máy tính được suôn sẻ và nhanh chóng, bạn nên chuẩn bị sẵn sàng một số thiết bị, công cụ và phần mềm sau đây: 

1. Máy scan/máy in đa năng có chức năng scan

Lau sạch mặt kính scan bằng khăn mềm + cồn isopropyl hoặc khăn lau kính chuyên dụng để tránh vết bụi bẩn. Sau đó, bật nguồn máy scan.

2. Máy tính/laptop

Đảm bảo phải có đủ dung lượng trống để lưu file. Đồng thời, tạo sẵn một thư mục lưu file scan trên máy tính để tránh làm mất thời gian cho việc tìm kiếm khi cần. 

3. Kết nối

• Nếu dùng USB, phải cắm chặt cả hai đầu và đảm bảo máy in đã kết nối thành công với máy tính. 
• Nếu dùng Wifi, máy tính và máy in phải kết nối cùng một mạng Wifi.

4. Driver

Nên cập nhật driver mới nhất từ trang web của nhà sản xuất máy in để scan với chất lượng tốt nhất và có nhiều tùy chọn hơn.

5. Phần mềm scan

Mở sẵn 1 trong các phần mềm scan sau:

• Phần mềm có sẵn của Windows: Windows Scan.
• Phần mềm có sẵn của macOS: Image Capture hoặc Preview. 
• Phần mềm scan riêng của hãng máy scan/máy in: HP Smart, Canon IJ Scan Utility, Epson Scan,…)
• phần mềm uy tín của bên thứ ba: NAPS2, Adobe Adobe Acrobat, VueScan,…

6. Tài liệu

Tài liệu phải sạch, phẳng, không nhăn/nát/mờ vì chất lượng scan phụ thuộc phần lớn vào bản gốc.

• Nếu máy scan dùng khay nạp giấy tự động ADF (Automatic Document Feeder), hãy đặt sẵn bộ tài liệu cần scan vào khay thật ngay ngắn.
• Nếu máy scan dùng mặt kính (thường là máy in chuyên dùng), hãy đặt tờ đầu tiên trong bộ tài liệu cần scan lên mặt kính và bạn phải lần lượt scan từng mặt. 

Tham khảo một số loại RAM chính hãng với giá ưu đãi tại Phong Vũ:

II. Cách Scan trên máy tính Windows nhanh chóng, hiệu quả

Cách scan trên máy tính Windows rất đơn giản và nhanh chóng. Để quá trình quét diễn ra thuận lợi, bạn chỉ cần sử dụng phần mềm có sẵn của hệ điều hành và thực hiện cẩn thận từng thao tác theo hướng dẫn của Phong Vũ dưới đây: 

1. Cách scan trên máy tính bằng máy in đa năng

Máy in đa năng thường sử dụng mặt kính để nhận diện tài liệu và bạn không thể scan cùng lúc nhiều tờ mà phải scan từng mặt. Cách quét này có thể áp dụng cho phiên bản hệ điều hành từ Windows 7 trở lên. 

Bước 1: Đặt giấy muốn scan lên mặt kính của máy in.

Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Windows + R > Nhập “control” > Nhấn phím Enter.

Bước 3: Tại cửa sổ Control Panel, chọn Hardware and Sound > Chọn Devices and Printers. 

Bước 4: Tại mục Printers, nhấp chuột phải vào tên máy in đa năng của bạn > Chọn Start Scan.

Bước 5: Thiết lập định dạng tài liệu theo mong muốn của bạn:

• Profile: Chọn loại tài liệu sau khi được scan sẽ là Photo (Ảnh) hay Documents (Văn bản).
• File Type: Chọn định dạng đầu ra mong muốn là JPEG, PNG hay TIF,…
• Resolution DPI: Chọn giá trị độ phân giải. Để đảm bảo chất lượng, nên chọn 300 DPI (lưu dạng văn bản), 600 DPI (lưu dạng ảnh).

Bước 6: Chọn Preview để có thể căn chỉnh vị trí tài liệu trước khi quét chính thức > Chọn Scan để bắt đầu quét. 

Bước 7: Tại cửa sổ Import Pictures and Videos, chọn Review, organize, and group items to import > Chọn Next. 

Bước 8: Chọn Import và chờ máy scan. 

Bước 9: Sau khi máy in scan xong, hệ thống sẽ mở một cửa sổ để bạn chọn vị trí lưu trữ trên máy tính.

2. Cách scan trên máy tính bằng Windows Fax and Scan

Windows Fax and Scan cũng là một ứng dụng có sẵn của các dòng máy tính Windows, chuyên dùng để quét tài liệu và ảnh. Ứng dụng scan trên máy tính này khả dụng với hầu hết các phiên bản Windows bao gồm Windows 7, 8, 10, 11.

Bước 1: Nhập “windows fax and scan” vào thanh tìm kiếm của Windows > Chọn Windows Fax and Scan để mở ứng dụng.

Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn New Scan > Tại cửa sổ Select Device, chọn tên máy scan của bạn > Chọn OK. 

Bước 3: Tại cửa sổ New Scan, thực hiện định dạng file theo nhu cầu của bạn tương tự thao tác trong bước 5 mục 1 Cách scan trên máy tính bằng máy in đa năng.

Quang Hùng Studio

Bước 4: Chọn Preview để xem trước hình ảnh mà máy sẽ scan > Căn chỉnh lại vị trí của tài liệu rồi chọn Scan để bắt đầu quét. 

Bước 5: Để tìm tài liệu đã quét, mở File Explorer > Chọn Documents > Nháy đúp chuột thư mục Scanned Documents.

III. Gợi ý các phần mềm hỗ trợ scan trên máy tính

Ngoài hai ứng dụng mặc định được cài đặt sẵn trên máy tính Windows mà Phong Vũ đã hướng dẫn thực hiện trên, bạn có thể tham khảo thêm một số phần mềm hỗ trợ scan trên máy tính khác như phần mềm riêng của máy in/máy scan bạn đang dùng hoặc phần mềm của bên thứ 3. 

Dưới đây là gợi ý một số phần mềm hỗ trợ scan trên máy tính uy tín mà bạn có thể tham khảo và thử áp dụng:

1. HP Smart 

Đây là phần mềm chính hãng dành riêng cho máy in/scan của HP. Không chỉ hỗ trợ quét tài liệu, HP Smart còn có tính năng chỉnh sửa cơ bản như cắt, thêm hiệu ứng, điều chỉnh độ sáng,…

Chi phí: Hoàn toàn miễn phí.

2. Canon IJ Scan Utility

Canon IJ Scan Utility là phần mềm hỗ trợ scan trên máy tính đi kèm với máy in/máy scan của Canon. Bên cạnh scan nhanh ảnh/tài liệu, phần mềm này còn sở hữu các tùy chỉnh thông minh như tự động phát hiện tài liệu, chỉnh sửa độ sáng, độ tương phản, cắt và xoay ảnh ngay sau khi quét.

Chi phí: Hoàn toàn miễn phí.

3. Epson Print and Scan

Tương tự HP Smart và Canon IJ Scan Utility, đây là phần mềm chính hãng dùng riêng cho máy in/máy scan của Epson. Epson Print and Scan hỗ trợ tự động hóa các tác vụ như loại bỏ trang trắng, lưu hình ảnh quét thành các tệp tin có thể chỉnh sửa, tăng cường màu sắc tự động,… 

Chi phí: Hoàn toàn miễn phí.

4. Adobe Acrobat

Đây là phần mềm chính hãng của tập đoàn phần mềm đa quốc gia nổi tiếng – Adobe. Scan tài liệu bằng Adobe Acrobat nổi bật với công nghệ OCR nhận dạng ký tự quang học mạnh mẽ, tự động chuyển đổi ảnh thành PDF, tự động tối ưu hóa tài liệu và đặc biệt là chia sẻ dễ dàng trên điện thoại, máy tính.

Chi phí: 

• Acrobat Standard 12.99 USD/tháng.
• Acrobat Pro 19.99USD/tháng.

5. VueScan

VueScan là phần mềm của Hamrick Software và được ra mắt từ năm 1998.  Tính đến nay, phần mềm này đang hỗ trợ hơn 7.400 máy quét từ các thương hiệu phổ biến, kể cả thiết bị lỗi thời và đã thu hút hơn 1.000.000 khách hàng tin dùng. Phần mềm này có khả năng tự động phát hiện, cắt và căn chỉnh nhiều ảnh trên mặt kính cùng lúc; khôi phục màu sắc của những bức ảnh cũ, làm sạch ảnh/phim bằng công nghệ quét hồng ngoại, chuyển đổi tài liệu quét thành văn bản có thể chỉnh sửa,… 

Chi phí: 

• Basic Edition: 19.95 USD/năm.
• Standard Edition: 39.95 USD/năm.
• Professional Edition: 79.95 USD/năm. 

IV. Một số lỗi thường gặp khi scan trên máy tính và cách khắc phục

1. Máy tính không nhận máy scan 

Đây là lỗi phổ biến nhất khi scan trên máy tính. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến trường hợp này như cáp USB lỏng/hỏng, cổng USB lỗi, driver chưa cài/cài sai/lỗi thời, phần mềm scan không tương thích với hệ điều hành Windows đang dùng hoặc nguồn điện của máy scan không ổn định,… 

Cách khắc phục:

• Cách 1: Kiểm tra kết nối 

Thử rút cáp USB ra và cắm lại hoặc thay sang cáp khác. Nếu dùng Wifi, kiểm tra kết nối mạng ổn định và đảm bảo máy tính cùng kết nối 1 mạng Wifi với máy scan.

• Cách 2: Cập nhật lại driver 

Vào trang web hỗ trợ chính hãng của hãng máy scan/máy in đang dùng > Nhập model của máy >  Tải driver mới nhất phù hợp với phiên bản Windows của bạn.

• Cách 3: Kiểm tra Windows Services

Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Windows + R > Nhập “services.msc” > Nhấn phím Enter.

Bước 2: Tìm và nhấp chuột phải vào Windows Image Acquisition (WIA) > Chọn Properties.

Bước 3: Tại mục Startup Type, chọn Automatic > Tại mục Service Status, chọn Start> Chọn Apply. 

• Cách 4: Chạy Troubleshoot

Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Windows + R > Nhập “control” > Nhấn phím Enter.

Bước 2: Tại cửa sổ Control Panel, chọn Hardware and Sound > Chọn Devices and Printers. 

Bước 3: Tại mục Printers, nhấp chuột phải vào tên máy in đa năng của bạn > Chọn Troubleshoot để máy tính tự động chẩn đoán và khắc phục lỗi. 

Quang Hùng Studio

2. Scan nhưng không lưu

Nếu máy vẫn quét tài liệu nhưng hình ảnh, văn bản không hiển thị trên máy tính hoặc hiển thị và đã nhấn nút Save mà file scan vẫn không được lưu vào máy tính thì nguyên nhân chính hầu hết do lỗi phần mềm hoặc lỗi kết nối. 

Để khắc phục lỗi này, bạn chỉ cần thực hiện theo cách 1 và cách 2 của phần IV mục 1 Máy tính không nhận máy scan mà Phong Vũ đã hướng dẫn trên.

3. Hình ảnh scan bị sọc, chấm đen, vệt ngang/dọc, mờ

Khi scan trên máy tính mà hình ảnh bị sọc, chấm đen, vệt ngang/dọc, mờ thì nguyên nhân thường do kính scan bám bụi, giấy đặt lệch hoặc độ phân giải quá thấp..

Cách khắc phục: 

Bước 1: Tắt máy và rút dây nguồn rồi đợi 5 – 10 phút cho máy nguội hẳn. 

Bước 2: Lau sạch kính scan bằng khăn mềm với cồn isopropyl hoặc sử dụng khăn lau chuyên dụng. 

Bước 3: Đặt mặt cần scan úp xuống kính, giấy phải thẳng và sát mép.

Bước 4: Chọn độ phân giải cao hơn (300 DPI trở lên cho dạng văn bản, 600 DPI cho dạng ảnh) rồi bắt đầu scan lại. 

4. Máy scan quét rất chậm

Nguyên nhân chủ yếu do cài đặt độ phân giải quá cao, sử dụng chuẩn kết nối USB thấp hơn 2.0, Wi-Fi yếu, RAM máy tính thấp hoặc driver cũ/lỗi thời. 

Cách khắc phục: 

Bước 1: Kiểm tra lại kết nối Wifi có ổn định không hoặc sử dụng đúng USB 2.0 chưa. 

Bước 2: Nếu không dùng loại file scan là ảnh thì hãy giảm độ phân giải xuống 200-300 DPI. 

Bước 3: Đóng các ứng dụng khác trên máy tính.

5. Giấy bị kẹt

Khi scan tài liệu mà thường xuyên bị kẹt giấy thì có thể do bạn đang dùng khổ giấy/loại giấy không phù hợp với cài đặt của máy, tài liệu cần scan chưa gỡ ghim/kẹp, giấy bị ẩm, con lăn cuốn giấy bị bẩn/mòn hoặc hai thanh gạt khay nạp không khớp với khổ giấy. 

Cách khắc phục: 

Bước 1: Tắt máy và chờ 5-10 phút để máy nguội. Sau đó mở nắp, nhẹ nhàng rút giấy kẹt ra. 

Bước 2: Kiểm tra lại tài liệu còn ghim/kẹp không hay giấy có ẩm không. 

Bước 3: Lau sạch con lăn cuốn giấy bằng khăn ẩm rồi chờ khô hẳn.

Bước 4: Chỉnh hai thanh gạt khay nạp giấy sao cho khớp với khổ giấy. 

V. Tổng kết

Hy vọng với hướng dẫn trên, việc scan trên máy tính không còn là rào cản khiến bạn lo lắng nữa. Chúc bạn thực hiện thành công và hãy lưu bài viết này để dễ dàng đọc lại hướng dẫn khi cần nhé! Đừng quên theo dõi những bài viết tiếp theo của Phong Vũ Tech News để cập nhật tin tức và thủ thuật công nghệ mới nhất.

Bài viết liên quan:

• Cách xem mật khẩu WiFi trên máy tính Windows nhanh chóng, hiệu quả
• Những cách đơn giản giúp PC bền bỉ giữa cơn bão giá linh kiện
• Nguyên nhân và cách sửa gãy bản lề laptop chi tiết, nhanh chóng