Hàm SUMIF trong Excel: Cú pháp, cách sử dụng và ví dụ minh họa chi tiết

Hàm SUMIF trong Excel là một công cụ cực kỳ hữu ích khi bạn cần tính tổng có điều kiện trong bảng tính. Thay vì phải lọc dữ liệu thủ công rồi cộng từng giá trị bằng tay, bạn có thể sử dụng hàm này để tự động tính tổng theo một tiêu chí xác định. Đây là một trong những hàm thống kê phổ biến nhất trong Excel, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng SUMIF, từ cú pháp cơ bản đến các ví dụ minh họa cụ thể, để bạn có thể dễ dàng áp dụng vào công việc thực tế.

Hàm SUMIF trong Excel là gì?

SUMIF trong Excel là một hàm rất hữu ích khi bạn muốn tính tổng các giá trị trong một phạm vi dữ liệu mà thỏa mãn một điều kiện cụ thể. Hàm này giúp bạn làm việc với các bảng dữ liệu lớn và nhanh chóng tính tổng mà không cần phải lọc thủ công hoặc phân tích từng giá trị một.

Cụ thể, SUMIF cho phép bạn tính tổng chỉ cho những giá trị trong phạm vi mà đáp ứng một điều kiện xác định. Điều kiện này có thể là một giá trị số, văn bản, hoặc một phép so sánh.

Công dụng của SUMIF:

• Tính tổng các khoản doanh thu, chi tiêu, hoặc lương của các nhân viên trong một phòng ban, hoặc những mục tiêu đáp ứng một điều kiện cụ thể.
• Tổng hợp các số liệu của sản phẩm, khu vực bán hàng, hay các thời kỳ khác nhau trong báo cáo tài chính, báo cáo bán hàng…

Nhờ có SUMIF, bạn có thể nhanh chóng đưa ra các phân tích từ dữ liệu mà không cần phải viết các công thức phức tạp. Hàm này đặc biệt hữu ích khi xử lý các bảng dữ liệu có điều kiện và yêu cầu tính toán tổng hợp trên một số lượng lớn các giá trị.

Công thức hàm SUMIF trong Excel chuẩn xác

SUMIF được sử dụng trong Excel để tính tổng các giá trị trong một phạm vi (range) nếu các giá trị đó thỏa mãn một điều kiện cụ thể. Đây là một trong những hàm hữu ích nhất khi làm việc với dữ liệu có tính phân loại hoặc điều kiện lọc.

Cú pháp của SUMIF: =SUMIF(range, criteria, [sum_range])

Trong đó:

• range: Vùng dữ liệu bạn muốn kiểm tra điều kiện. Đây là phạm vi chứa các giá trị mà bạn sẽ so sánh với điều kiện.
• criteria: Điều kiện mà bạn muốn áp dụng để lọc các giá trị trong phạm vi range. Điều kiện có thể là số, văn bản, toán tử so sánh (như >, <, =), hoặc tham chiếu đến một ô khác.
• sum_range (tùy chọn): Vùng dữ liệu chứa các giá trị bạn muốn tính tổng. Nếu không có, Excel sẽ tính tổng trực tiếp trên range.

Lưu ý: criteria có thể là số, biểu thức logic (>, <, =), văn bản, tham chiếu ô hoặc ký tự đại diện như *, ?.

Các ví dụ minh họa cách dùng hàm SUMIF trong Excel

Việc hiểu cú pháp là chưa đủ, bạn cần luyện tập với các ví dụ thực tế để áp dụng nhuần nhuyễn. Dưới đây là 4 ví dụ tiêu biểu:

Ví dụ 1: Tính tổng doanh thu của sản phẩm “A”

Giả sử bạn có bảng dữ liệu về doanh thu của các sản phẩm như sau:

Sản phẩm	Doanh thu
A	5,000
B	3,000
A	7,500
C	4,000
A	6,000

Bạn muốn tính tổng doanh thu của sản phẩm “A”.

Bước 1: Chọn ô bạn muốn hiển thị kết quả tổng doanh thu của sản phẩm “A”. Ví dụ: ô C1.

Bước 2: Công thức hàm SUMIF trong Excel để tính tổng doanh thu của sản phẩm “A” sẽ như sau: =SUMIF(A2:A6, “A”, B2:B6)

Bước 3: Sau khi nhập công thức hàm SUMIF trên và nhấn Enter, kết quả sẽ là 18,500.

Giải thích chi tiết công thức hàm SUMIF trong Excel:

• A2:A6: Đây là phạm vi bạn muốn kiểm tra điều kiện (tức là cột “Sản phẩm”). Excel sẽ tìm kiếm giá trị “A” trong phạm vi này.
• “A”: Đây là điều kiện bạn muốn áp dụng. Hàm sẽ chỉ tính tổng các giá trị trong cột “Doanh thu” (cột B) nếu giá trị trong cột “Sản phẩm” là “A”.
• B2:B6: Đây là phạm vi tính tổng (tức là cột “Doanh thu”). Excel sẽ tính tổng các giá trị trong cột này cho những sản phẩm thỏa mãn điều kiện là “A”.

Chi tiết tính toán:

• Dòng 2: Sản phẩm là “A”, doanh thu là 5,000.
• Dòng 3: Sản phẩm là “A”, doanh thu là 7,500.
• Dòng 5: Sản phẩm là “A”, doanh thu là 6,000.

Tổng doanh thu của sản phẩm “A” là:  5,000 + 7,500 + 6,000 = 18,500

Ví dụ 2: Tính tổng điểm lớn hơn hoặc bằng 8 với hàm SUMIF trong Excel

Giả sử bạn có bảng dữ liệu về điểm số của các học sinh như sau:

Học sinh	Điểm
Nam	7
Lan	9
Bình	8
Hoa	10
Minh	6

Bạn muốn tính tổng điểm của các học sinh có điểm từ 8 trở lên (tức là điểm lớn hơn hoặc bằng 8).

Công thức hàm SUMIF trong Excel: =SUMIF(B2:B6, “>=8”)

Giải thích:

• B2:B6: Đây là phạm vi mà Excel sẽ kiểm tra điều kiện, trong trường hợp này là cột “Điểm”.
• “>=8”: Điều kiện là điểm phải lớn hơn hoặc bằng 8. Bạn có thể viết điều kiện này dưới dạng văn bản (chuỗi ký tự) hoặc có thể sử dụng một ô tham chiếu (ví dụ: “>=”&C1 nếu ô C1 chứa giá trị 8).

Sau khi nhập công thức hàm SUMIF trong Excel và nhấn Enter, kết quả sẽ là 27.

Chi tiết tính toán:

• Học sinh Lan có điểm 9, thỏa mãn điều kiện.
• Học sinh Bình có điểm 8, thỏa mãn điều kiện.
• Học sinh Hoa có điểm 10, thỏa mãn điều kiện.

Vậy tổng điểm của các học sinh có điểm lớn hơn hoặc bằng 8 là:
9 + 8 + 10 = 27

Ví dụ 3: Dùng hàm SUMIF trong Excel tính tổng lương của nhân viên ở phòng “Kế toán”

Giả sử bạn có bảng dữ liệu về tên nhân viên, phòng ban và lương như sau:

Tên nhân viên	Phòng ban	Lương (VNĐ)
Nam	Kế toán	10,000,000
Lan	Marketing	8,000,000
Bình	Kế toán	12,000,000
Hoa	Nhân sự	7,500,000
Minh	Kế toán	11,000,000

Bạn muốn tính tổng lương của các nhân viên làm ở phòng “Kế toán”.

Công thức: =SUMIF(B2:B6, “Kế toán”, C2:C6)

Giải thích công thức hàm SUMIF trong Excel:

• B2:B6: Đây là phạm vi mà Excel sẽ kiểm tra điều kiện (cột “Phòng ban”). Excel sẽ tìm kiếm các giá trị “Kế toán” trong phạm vi này.
• “Kế toán”: Điều kiện là phòng ban phải là “Kế toán”. Bạn cũng có thể thay thế điều kiện này bằng một tham chiếu đến ô chứa giá trị “Kế toán”, ví dụ: C1 chứa “Kế toán” và công thức sẽ là =SUMIF(B2:B6, C1, C2:C6).
• C2:C6: Đây là phạm vi tính tổng, tức là cột “Lương”. Excel sẽ cộng các giá trị trong phạm vi này nếu phòng ban tương ứng là “Kế toán”.

Sau khi nhập công thức trên và nhấn Enter, kết quả sẽ là 33,000,000 VNĐ.

Chi tiết tính toán:

• Nhân viên Nam làm ở phòng “Kế toán”, lương là 10,000,000 VNĐ.
• Nhân viên Bình làm ở phòng “Kế toán”, lương là 12,000,000 VNĐ.
• Nhân viên Minh làm ở phòng “Kế toán”, lương là 11,000,000 VNĐ.

Tổng lương của các nhân viên ở phòng “Kế toán” là: 10,000,000 + 12,000,000 + 11,000,000 = 33,000,000 VNĐ

Ví dụ 4: Tính tổng tiền của các đơn hàng có giá trị dưới 2 triệu bằng hàm SUMIF trong Excel

Giả sử bạn có bảng dữ liệu về các đơn hàng như sau:

Mã đơn hàng	Giá trị đơn hàng (VNĐ)
DH001	1,500,000
DH002	2,500,000
DH003	1,200,000
DH004	3,000,000
DH005	1,800,000

Bạn muốn tính tổng tiền của các đơn hàng có giá trị dưới 2 triệu.

Công thức: =SUMIF(B2:B6, “<2000000”)

Giải thích công thức:

• B2:B6: Đây là phạm vi mà Excel sẽ kiểm tra điều kiện (cột “Giá trị đơn hàng”).
• “<2000000”: Điều kiện là giá trị đơn hàng phải dưới 2 triệu. Bạn có thể thay đổi điều kiện này tùy theo yêu cầu (ví dụ, “<2000000” là nhỏ hơn 2 triệu, hoặc bạn có thể thay thế điều kiện này bằng một tham chiếu ô, như “<“&C1 nếu C1 chứa giá trị 2 triệu).

Sau khi nhập công thức hàm SUMIF trong Excel và nhấn Enter, kết quả sẽ là 4,500,000 VNĐ.

Chi tiết tính toán:

• Đơn hàng DH001 có giá trị 1,500,000 VNĐ, thỏa mãn điều kiện.
• Đơn hàng DH003 có giá trị 1,200,000 VNĐ, thỏa mãn điều kiện.
• Đơn hàng DH005 có giá trị 1,800,000 VNĐ, thỏa mãn điều kiện.

Vậy tổng tiền của các đơn hàng có giá trị dưới 2 triệu là:  1,500,000 + 1,200,000 + 1,800,000 = 5,500,000 VNĐ

Một số lưu ý khi dùng hàm SUMIF trong Excel

Khi sử dụng SUMIF, bạn cần ghi nhớ một số điểm quan trọng để đảm bảo kết quả tính toán chính xác và tránh lỗi công thức:

• Độ dài của phạm vi (range) và phạm vi tính tổng (sum_range) phải bằng nhau. Nếu bạn chỉ dùng range và sum_range khác kích thước (số ô), Excel vẫn thực hiện phép tính, nhưng kết quả có thể sai.
• SUMIF không phân biệt chữ hoa hay chữ thường. Ví dụ: “A”, “a”, “A” → đều được coi là giống nhau trong điều kiện.
• Có thể dùng ký tự đại diện trong điều kiện. * đại diện cho chuỗi ký tự bất kỳ, ? đại diện cho một ký tự bất kỳ.
• Điều kiện có thể là số, văn bản, phép so sánh, hoặc ô tham chiếu Bạn có thể dùng: Số: “5000”, “>=10000”, Văn bản: “A”, “Kế toán”, Ô tham chiếu: =SUMIF(A2:A10, C1, B2:B10) (trong đó C1 chứa điều kiện).
• Tránh dùng dữ liệu trống hoặc chứa lỗi: Nếu vùng range hoặc sum_range chứa ô lỗi (như #N/A, #DIV/0!…), công thức có thể trả về lỗi hoặc không chính xác. Bạn nên kiểm tra và làm sạch dữ liệu trước khi áp dụng hàm.
• SUMIF chỉ cho một điều kiện: Nếu bạn muốn tính tổng theo nhiều điều kiện, hãy sử dụng hàm SUMIFS.

Phân biệt SUM, SUMIF và hàm SUMIFS trong Excel

Trong Excel, cả ba hàm SUM, SUMIF và hàm SUMIFS trong Excel đều được dùng để tính tổng, nhưng mỗi hàm phù hợp với từng nhu cầu cụ thể khác nhau. Việc hiểu rõ sự khác biệt sẽ giúp bạn lựa chọn đúng hàm và sử dụng hiệu quả hơn trong công việc.

Tiêu chí	SUM	SUMIF	SUMIFS
Mục đích sử dụng	Tính tổng các giá trị trong phạm vi	Tính tổng các giá trị dựa trên một điều kiện	Tính tổng các giá trị dựa trên nhiều điều kiện cùng lúc
Số lượng điều kiện hỗ trợ	Không có điều kiện	1 điều kiện duy nhất	Hỗ trợ từ 2 điều kiện trở lên
Cú pháp	=SUM(number1, [number2], …)	=SUMIF(range, criteria, [sum_range])	=SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …)
Vị trí phạm vi tính tổng	Là đối số đầu tiên	Mặc định là range nếu không có sum_range riêng, hoặc là sum_range	Luôn là đối số đầu tiên sum_range
Khả năng lọc dữ liệu	Không lọc, cộng tất cả	Lọc theo 1 tiêu chí (ví dụ theo tên, mã hàng, đơn giá…)	Lọc theo nhiều tiêu chí đồng thời (ví dụ: theo tên và theo số lượng)
Khả năng linh hoạt	Thấp – chỉ cộng giá trị	Trung bình – lọc được 1 điều kiện	Cao – kết hợp nhiều điều kiện phức tạp
Ví dụ minh họa	=SUM(B2:B6)	=SUMIF(A2:A6, “Kế toán”, B2:B6)	=SUMIFS(C2:C6, A2:A6, “Kế toán”, B2:B6, “>10000000”)
Ứng dụng phổ biến	Tổng doanh thu, tổng lương, tổng điểm,…	Tổng tiền của các sản phẩm theo mã hàng, tổng lương theo phòng ban,…	Tổng doanh số theo tháng, khu vực, sản phẩm,… với nhiều điều kiện kết hợp

Tạm kết

Hàm SUMIF trong Excel là công cụ đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích trong việc xử lý dữ liệu có điều kiện. Dù bạn là người mới học hay đã quen với Excel, việc hiểu rõ cú pháp, cách dùng và những ví dụ minh họa thực tế sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Đừng quên áp dụng thêm hàm SUMIFS khi cần tính tổng theo nhiều điều kiện nhé!

XEM THÊM:

• 5 cách đánh số thứ tự trong Excel cực nhanh gọn bạn nên biết
• Tất tần tật về hàm IF trong Excel: Công thức, cách làm, ví dụ