Trong quá trình soạn thảo văn bản, việc biết cách đánh số trang trong Word không chỉ giúp tài liệu trở nên chuyên nghiệp mà còn hỗ trợ người đọc dễ dàng theo dõi nội dung. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ các cách đánh số trang phù hợp với từng mục đích sử dụng. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn 6 thủ thuật cực kỳ đơn giản và nhanh chóng, giúp bạn dễ dàng làm chủ công cụ này chỉ trong vài bước.

Tại sao nên đánh số trang trong Word?

Đánh số trang Word giúp người đọc dễ dàng theo dõi nội dung của văn bản. Khi tài liệu có dung lượng lớn, kéo dài hàng chục hay thậm chí hàng trăm trang, việc tìm kiếm thông tin sẽ trở nên rất khó khăn nếu không có hệ thống đánh số rõ ràng. Nhờ có số trang, người đọc có thể nhanh chóng tra cứu nội dung, quay lại những phần quan trọng hoặc di chuyển đến các chương mục được nhắc đến.

Thêm vào đó, số trang còn là thành tố bắt buộc trong nhiều loại văn bản chính thức như báo cáo, tiểu luận, luận văn, hồ sơ hành chính hay tài liệu nghiên cứu. Trong những trường hợp này, việc trình bày chuyên nghiệp và tuân thủ đúng quy chuẩn là điều kiện cần để đảm bảo tính nghiêm túc, hợp lệ của văn bản. Đặc biệt trong môi trường học thuật, đánh số trang giúp giảng viên, người phản biện dễ dàng theo dõi, đánh giá, nhận xét và phản hồi nội dung bài làm của sinh viên.

Hơn nữa, đánh số trang còn thể hiện sự chuyên nghiệp và cẩn thận của người soạn thảo. Dù là một chi tiết nhỏ, nhưng nó cho thấy người tạo tài liệu có sự đầu tư, chú ý đến trải nghiệm của người đọc và đảm bảo cấu trúc rõ ràng cho toàn bộ nội dung.

6 cách đánh số trang trong Word đơn giản

Dù là tiểu luận, báo cáo, luận văn hay tài liệu hành chính, số trang luôn là yếu tố không thể thiếu. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách đánh số trang sao cho đúng, nhất là khi tài liệu có nhiều phần khác nhau hoặc yêu cầu định dạng đặc biệt. Bên dưới đây Hoàng Hà Mobile sẽ hướng dẫn cho bạn 6 cách rất dễ thực hiện với hình minh họa cụ thể.

Cách đánh số trang Word từ trang đầu tiên

Bước 1: Bạn hãy di chuyển chuột đến trang đầu tiên trong tài liệu. Trên thanh công cụ, nhấn chọn tab Insert, sau đó tìm đến mục Page Number.

Bước 2: Trong menu thả xuống của Page Number, bạn sẽ thấy nhiều lựa chọn về vị trí hiển thị số trang. Tùy theo sở thích hoặc yêu cầu định dạng, bạn có thể chọn vị trí phù hợp. Trong ví dụ này, Hoàng Hà Mobile chọn kiểu cách đánh số trang trong Word ở dưới cùng bên phải trang. Đây là lựa chọn phổ biến và dễ nhìn.

Bước 3: Word sẽ tự động chèn số trang vào tất cả các trang trong tài liệu, bắt đầu từ trang đầu tiên. Sau khi hoàn tất, bạn nhấp vào Close Header and Footer để thoát khỏi chế độ chỉnh sửa phần đầu/trang của văn bản.

Cách đánh số trang trong Word từ một trang bất kỳ

Bước 1: Đầu tiên, hãy click chuột vào đúng trang mà bạn muốn bắt đầu đánh số, ở đây là trang thứ 2.

Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn Page Layout (hoặc Layout trong các phiên bản Word mới) => Breaks => chọn Next Page. Thao tác này giúp chia tài liệu thành hai phần riêng biệt: phần trước con trỏ và phần sau con trỏ. Word sẽ tự động thêm một trang trắng nếu cần thiết để tách rõ hai phần này.

Bước 3: Tiếp theo, vào Insert => Page Number => chọn Format Page Numbers. Trong hộp thoại vừa hiện ra, bạn chọn kiểu đánh số mong muốn trong phần Number format, sau đó ở mục Start at, nhập số bạn muốn bắt đầu, ví dụ ở đây là số 1. Nhấn OK để xác nhận.

Bước 4: Quay lại mục Insert => Page Number => chọn vị trí hiển thị số trang mà bạn muốn. Trong ví dụ này, mình chọn vị trí dưới cùng, góc phải của trang “Bottom of Page => Plain Number 3”.

Bước 5: Lúc này, bạn cần kiểm tra xem các phần trong tài liệu đã tách biệt hoàn toàn hay chưa. Trên thanh công cụ sẽ hiển thị tab Header & Footer Tools – Design, trong đó có mục Link to Previous đang được in đậm, cho thấy hai phần vẫn còn liên kết. Bạn cần nhấp vào “Link to Previous” để ngắt liên kết giữa phần đầu tiên và phần còn lại của tài liệu.

Bước 6: Sau khi hoàn tất, bạn chọn Close Header and Footer để thoát khỏi chế độ chỉnh sửa đầu trang.

Cách đánh số trang bỏ trang đầu tiên

Bước 1: Để bắt đầu cách đánh số trang trong Word bỏ trang đầu tiên, bạn cần chèn số trang vào tài liệu. Hãy vào tab Insert trên thanh công cụ, sau đó chọn Page Number và chọn kiểu định dạng cũng như vị trí số trang mà bạn mong muốn. Ví dụ: số trang ở dưới cùng, góc phải của trang.

Bước 2: Sau khi số trang được chèn vào văn bản, bạn sẽ thấy Word chuyển sang chế độ chỉnh sửa phần Header & Footer. Để thoát khỏi chế độ này, bạn chỉ cần nhấn vào nút Close Header and Footer nằm ở góc trên bên phải của thanh công cụ.

Bước 3: Tiếp theo, để thực hiện thao tác ẩn số trang trên trang đầu tiên, bạn cần vào tab Layout (hoặc Page Layout đối với các phiên bản Word cũ hơn). Trong phần Page Setup, bạn hãy nhấp vào biểu tượng mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải để mở rộng hộp thoại tùy chỉnh chi tiết để tiếp tục cách đánh số trang trong Word.

Bước 4: Một hộp thoại Page Setup sẽ hiện ra. Tại đây, bạn chuyển sang tab Layout, sau đó đánh dấu chọn vào ô Different first page. Tùy chọn này sẽ giúp Word hiểu rằng bạn không muốn hiển thị Header, Footer bao gồm cả số trang ở trang đầu tiên. Cuối cùng, nhấn OK để xác nhận thay đổi.

Cách đánh số trang trong Word bằng số la mã

Bước 1: Trước tiên, bạn hãy nháy đúp chuột vào khu vực Footer (chân trang) ở bất kỳ trang nào trong tài liệu mà bạn muốn bắt đầu đánh số. Khi bạn nhấp vào đây, Word sẽ chuyển sang chế độ chỉnh sửa phần đầu/trang, cho phép bạn thao tác trực tiếp với số trang.

Bước 2: Tiếp theo, trên thanh công cụ, bạn vào tab Insert => chọn Page Number => rồi nhấn vào Format Page Numbers. Tại đây, trong phần Number format, bạn sẽ thấy danh sách các kiểu định dạng số trang và chọn kiểu số La Mã thường (i, ii, iii, …) hoặc La Mã hoa (I, II, III, …) tùy theo yêu cầu định dạng của tài liệu. Sau khi chọn xong, nhấn OK để xác nhận.

Bước 3: Sau khi đã chọn định dạng, bạn tiếp tục quay lại tab Insert => chọn Page Number => rồi vào mục Bottom of Page để lựa chọn vị trí hiển thị số trang theo ý muốn. Bạn có thể chọn căn giữa, góc trái hoặc góc phải của phần chân trang. Khi chọn xong, số trang sẽ tự động được hiển thị theo kiểu La Mã đúng như bạn đã cài đặt cách đánh số trang trong Word.

Cách đánh số trang Word xen kẽ chẵn và lẻ

Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy double click (nháy đúp chuột) vào vị trí bất kỳ trong khu vực Footer (chân trang) của một trang trong tài liệu. Lúc này, Word sẽ chuyển sang chế độ chỉnh sửa đầu trang và chân trang, đồng thời hiển thị tab Header & Footer Tools – Design trên thanh công cụ.

Bước 2: Tại tab Design, bạn sẽ thấy một tùy chọn có tên Different Odd & Even Pages. Hãy tích chọn vào ô này để kích hoạt chế độ phân biệt số trang cho các trang chẵn và lẻ. Sau khi chọn xong, bạn sẽ thấy Word tự động chia chân trang thành hai phần: một cho các trang lẻ (Odd Pages) và một cho các trang chẵn (Even Pages).

Bước 3: Tiếp theo, bạn tiến hành chèn số trang như bình thường. Trên thanh công cụ, vào tab Insert => chọn Page Number => chọn kiểu và vị trí hiển thị mong muốn. Ví dụ: bạn có thể chọn kiểu “Bottom of Page” rồi chọn vị trí góc phải cho trang lẻ và góc trái cho trang chẵn. 

Cách đánh số trang trong Word lớn hơn 1

Bước 1: Trước hết, bạn hãy truy cập vào tab Insert trên thanh công cụ của Word. Tại đây, chọn Page Number, sau đó nhấn tiếp vào Format Page Numbers để mở hộp thoại định dạng số trang.

Bước 2: Trong hộp thoại Page Number Format, bạn sẽ thấy mục Page Numbering nằm ở phía dưới. Hãy chọn tùy chọn Start at, sau đó nhập vào ô bên cạnh con số mà bạn muốn bắt đầu đánh số trang, ví dụ như 3, 5, 10 tùy theo mục đích. Sau đó nhấn OK để xác nhận thay đổi.

Hướng dẫn cách bỏ đánh số trang trong Word

Bước 1: Trước tiên, bạn truy cập vào tab Insert trên thanh công cụ chính của Microsoft Word. Ở cách đánh số trang trong Word ở trên, bạn đã được thực hiện nhiều thao tác trên tính năng này.

Bước 2: Tiếp theo, trong phần Page Number, bạn sẽ thấy danh sách các tùy chọn hiện ra. Tùy theo việc bạn đã chèn số trang ở phần Header (đầu trang) hay Footer (chân trang), bạn hãy chọn đúng khu vực tương ứng. Sau đó, bạn chọn Remove Header hoặc Remove Footer để xóa phần chứa số trang ra khỏi văn bản.

Một số lỗi thường gặp khi thực hiện cách đánh số trang trong Word

Trong quá trình thực hiện, đôi khi bạn sẽ không tránh khỏi việc gặp một số lỗi không mong muốn. Những lỗi này có thể gây khó chịu và làm ảnh hưởng đến chất lượng tài liệu.

Số trang không hiển thị đúng vị trí

Một trong những lỗi phổ biến khi chèn số trang là số trang không xuất hiện ở đúng vị trí mà bạn mong muốn, chẳng hạn như số trang không nằm ở góc trái, phải hoặc giữa của trang như đã cài đặt. Nguyên nhân thường gặp là do bạn chưa chọn đúng vị trí khi chèn số trang. 

Số trang bị lặp lại ở các phần khác nhau của tài liệu

Khi làm việc với tài liệu dài, đặc biệt là khi chia thành nhiều section (phần), bạn có thể gặp phải tình huống số trang bị lặp lại ở các section dù đã tắt tính năng “Link to Previous”. Điều này xảy ra vì các section vẫn liên kết với nhau mặc dù bạn đã cố gắng thiết lập số trang khác nhau cho mỗi phần. 

Số trang bị lỗi khi in tài liệu

Một số người dùng gặp phải vấn đề là mặc dù số trang được hiển thị chính xác trên màn hình, nhưng khi in tài liệu, số trang lại bị sai lệch hoặc không xuất hiện. Lỗi này có thể liên quan đến thiết lập in ấn hoặc vùng in của máy in không được cài đặt chính xác. 

Kết luận

Như vậy, Hoàng Hà Mobile đã cung cấp cho bạn 6 cách đánh số trang trong Word theo nhiều kiểu khác nhau. Hy vọng qua bài viết vừa rồi sẽ giúp bạn lựa chọn được một thủ thuật phù hợp nhất với văn bản của mình.

Xem thêm:

• Cách tắt kiểm tra chính tả trong Word
• List các website cung cấp bài tập Word hữu ích