Hướng dẫn cách đặt mật khẩu cho file PDF chi tiết từ A-Z

File PDF là một trong những công cụ giúp chuyển đổi các tài liệu, văn bản tiện lợi mà bất kỳ ai cũng từng sử dụng. Đối với những người thường xuyên làm việc bằng PDF, việc bảo mật các dữ liệu rất quan trọng và cần thiết. Sau đây Phong Vũ Tech News sẽ hướng dẫn bạn cách đặt mật khẩu cho file PDF chi tiết từ A-Z.

I. Vì sao nên đặt mật khẩu cho các file tài liệu

Việc đặt mật khẩu cho các file tài liệu, đặc biệt là file PDF, ngày càng trở nên cần thiết trong môi trường làm việc số hiện nay. Khi các thông tin quan trọng như hợp đồng, báo cáo tài chính, tài liệu cá nhân hoặc hồ sơ doanh nghiệp được lưu trữ và chia sẻ dưới dạng file PDF, bảo mật nội dung là vấn đề không thể xem nhẹ. Đặt mật khẩu không chỉ giúp kiểm soát quyền truy cập mà còn là một lớp bảo vệ cơ bản trước các rủi ro đánh cắp dữ liệu hoặc chỉnh sửa trái phép.

Một số lợi ích của việc đặt mật khẩu cho file PDF:

• Ngăn chặn tình trạng truy cập trái phép từ người lạ hoặc các cá nhân không có quyền hạn, giúp bạn kiểm soát hoàn toàn ai được xem nội dung trong file
• Bảo vệ tài liệu khỏi bị chỉnh sửa, sao chép hoặc in ấn mà không có sự cho phép, đảm bảo tính toàn vẹn và độ tin cậy của thông tin bên trong
• Giảm thiểu rủi ro rò rỉ dữ liệu khi gửi file qua email, các nền tảng lưu trữ đám mây hoặc ứng dụng nhắn tin, nhất là với các tài liệu chứa thông tin mật
• Tăng tính chuyên nghiệp khi làm việc với đối tác, khách hàng hoặc cấp trên, thể hiện ý thức bảo mật và trách nhiệm trong xử lý dữ liệu
• Giúp doanh nghiệp hoặc cá nhân tuân thủ các yêu cầu về bảo mật thông tin theo quy định nội bộ hoặc quy chuẩn pháp lý, đặc biệt trong các ngành như tài chính, pháp luật, y tế

II. Các cách đặt mật khẩu cho file PDF

Bước 1: Đầu tiên, bạn nhấn chuột phải vào file PDF bạn muốn đặt mật khẩu > Chọn Open with > Chọn vào mục Chọn chương trình khác.

Bước 2: Tiếp theo bạn chọn vào phần mềm Word.

Bước 3: Sau đó nhấn vào File tại góc trái trên cùng màn hình > Nhấn vào Save as > Nhấn vào Browse.

Bước 4: Lúc này bạn chọn thư mục để lưu file > Tại mục Save as type, bạn chọn PDF > Nhấn vào Options.

Bước 5: Chọn Encrypt the document with a password > Nhấn vào OK.

Bước 6: Sau đó bạn nhập mật khẩu và xác nhận mật khẩu > Nhấn chọn OK. Lúc này, khi mở file PDF, bạn sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu. 

III. Lưu ý khi đặt mật khẩu cho file PDF

Khi đặt mật khẩu cho file PDF, người dùng cần lưu ý một số điều quan trọng để đảm bảo tính bảo mật nhưng vẫn dễ dàng thao tác trong quá trình sử dụng. Việc đặt mật khẩu quá đơn giản có thể khiến tài liệu dễ bị truy cập trái phép, trong khi mật khẩu phức tạp lại khiến người dùng dễ quên. Sau đây là những lưu ý chi tiết bạn nên cân nhắc:

• Sử dụng mật khẩu có độ mạnh cao, bao gồm tối thiểu 8 ký tự và kết hợp giữa chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt để tăng khả năng chống lại các cuộc tấn công dò mật khẩu hoặc brute force.
• Tránh sử dụng các mật khẩu dễ đoán như ngày tháng năm sinh, tên người thân, số điện thoại, hoặc những chuỗi phổ biến như “123456”, “password” vì những mật khẩu này rất dễ bị khai thác.
• Không nên dùng cùng một mật khẩu cho nhiều file PDF hoặc các tài khoản trực tuyến khác nhau, vì nếu một trong số đó bị lộ, tất cả các dữ liệu liên quan đều sẽ ảnh hưởng.
• Ghi nhớ mật khẩu bằng cách sử dụng các phần mềmquản lý chuyên dụng thay vì ghi ra giấy hoặc sử dụng các ứng dụng không bảo mật.
• Sau khi đặt mật khẩu, hãy mở lại file để kiểm tra xem mật khẩu đã hoạt động đúng chưa và đảm bảo rằng toàn bộ nội dung tài liệu vẫn còn nguyên vẹn, không bị lỗi hay mất dữ liệu.
• Nếu cần chia sẻ file PDF có đặt mật khẩu cho người khác, nên sử dụng các kênh an toàn như gửi file qua nền tảng mã hóa đầu cuối hoặc chia sẻ đường link tạm thời có kèm hướng dẫn nhập mật khẩu riêng biệt.

IV. Mẹo đặt mật khẩu mạnh để bảo vệ tài liệu quan trọng

Tạo mật khẩu dài và kết hợp các ký tự đặc biệt

Bạn nên ưu tiên đặt mật khẩu có độ dài trung bình, khoảng từ 12 đến 14 ký tự. Mật khẩu nhiều ký tự tuy khó nhớ nhưng sẽ đảm bảo độ an toàn cao hơn cho người dùng và rất khó để hacker có thể tìm được. Đồng thời bạn cũng nên sử dụng mật khẩu có chứa các ký tự đặc biệt, nhờ đó tăng thêm tính bảo mật và độ an toàn cho dữ liệu.

Sử dụng một câu trong bài hát hoặc tên bộ phim bạn yêu thích

Một cách khác để đặt mật khẩu mạnh đó là dựa theo một câu trong bài hát hoặc tên bộ phim bạn thích. Hoặc bạn có thể thay thế bằng tên hoặc câu nói nổi tiếng của các nhân vật, sau đó kết hợp cùng các con số quy định cho ký tự đầu của một âm tiết để mật khẩu khó đoán hơn. Khái niệm này là mật mã cơ bản 101, đây là cách tạo một mật khẩu khó để tin tặc không thể hack được tài khoản của bạn, mà vẫn dễ nhớ.

Ví dụ: Lấy một câu nói của nhân vật Al Pacino trong bộ phim nổi tiếng Scent of a Woman: “If I were the same man that I was thirty years ago I’d take a flamethrower to this place!”.

Bạn có thể thay thế ký tự “t” thành số 3. Từ đó mật khẩu sẽ trở thành: “IIw36m3Iw3yaI3af33p!“

Đặt mật khẩu theo ngày đặc biệt

Bạn có thể tạo mật khẩu mạnh và dễ nhớ dựa theo các ngày đặc biệt của bản thân, nếu chọn ngẫu nhiên quá nhiều số sẽ khiến bạn dễ quên. Do đó hãy chọn các con số liên quan đến ngày đặc biệt với bạn. Tuy nhiên bạn không nên sử dụng những con số quá dễ đoán như ngày sinh nhật, nếu bị lộ thông tin thì hacker rất dễ để biết. Vậy nên hãy chọn các sự kiện đặc biệt mà chỉ mình bạn hoặc người thân biết.

Sử dụng sơ đồ bàn phím

Mẹo tạo mật khẩu này lấy cảm hứng từ các mẫu điện thoại thông minh, bạn có thể dựa vào các phím tắt trên bàn phím để tạo ra mật khẩu của riêng mình. Bạn có thể vẽ hình ảnh với các đường thẳng dễ nhận biết hoặc chữ cái trên bàn phím. Mật khẩu nên đặt khi sử dụng sơ đồ bàn phím: “3waxcvgy7890-=“.

Thường xuyên thay đổi mật khẩu nếu tài liệu thay đổi hoặc chia sẻ nhiều người

Việc thường xuyên thay đổi mật khẩu là một bước quan trọng trong quá trình bảo vệ file PDF, đặc biệt khi tài liệu đó có cập nhật nội dung mới hoặc chứa thông tin ngày càng nhạy cảm. Mỗi khi bạn chỉnh sửa, bổ sung nội dung quan trọng, hãy đổi mật khẩu để đảm bảo chỉ những người được cấp quyền mới có thể truy cập phiên bản mới nhất. Mẹo này sẽ giúp bạn hạn chế nguy cơ rò rỉ dữ liệu từ các lần chia sẻ trước đó.

Nếu file PDF được chia sẻ cho nhiều người, như nhóm làm việc, đối tác hay khách hàng thì việc thay đổi mật khẩu sau mỗi lần chia sẻ cũng rất cần thiết. Mật khẩu càng được lưu hành rộng rãi thì rủi ro bị lộ càng cao. Hãy đảm bảo mật khẩu mới đủ mạnh và khác hoàn toàn so với mật khẩu cũ, đồng thời tránh dùng lại các chuỗi ký tự dễ đoán. Từ đó bạn có thể duy trì sự kiểm soát tuyệt đối với tài liệu quan trọng của mình.

V. Tổng kết

Trên đây là tổng hợp các hướng dẫn cách đặt mật khẩu cho file PDF chi tiết từ A-Z, hi vọng bài viết này hữu ích và giúp bạn biết thêm mẹo hữu ích khi sử dụng PDF. Bạn cũng có thể tham khảo thêm nhiều mẹo hay khác về Word, Powerpoint hay Excel tại trang Phong Vũ Tech News. Ngoài ra bạn cũng có thể mua phần mềm Microsoft Office Home chính hãng với mức giá ưu đãi tại Phong Vũ!

Bài viết liên quan:

• 7 cách xóa trang PDF miễn phí nhanh và mới nhất
• Cách chỉnh máy in 2 mặt trong Word, PDF, Excel
• 7 Cách tách file PDF online miễn phí thành từng trang cực dễ