Hướng dẫn kết nối máy in qua mạng LAN nhanh chóng, đơn giản

Trong môi trường làm việc hiện đại, việc kết nối máy in qua mạng LAN đã trở thành giải pháp tiện lợi, giúp nhiều người cùng chia sẻ máy in một cách dễ dàng. Máy in là thiết bị quan trọng ở văn phòng, trường học và thậm chí tại gia đình. Thay vì phải kết nối từng máy tính bằng dây cáp vừa bất tiện vừa mất thời gian, bạn có thể sử dụng mạng LAN để in nhanh hơn, gọn gàng hơn. Trong bài viết này, Phong Vũ Tech News sẽ hướng dẫn chi tiết các bước cài đặt cùng mẹo xử lý sự cố thường gặp.

I. Mạng LAN là gì?

Mạng LAN (Local Area Network) hay còn gọi là mạng cục bộ, là hệ thống kết nối nhiều thiết bị trong một phạm vi nhỏ như gia đình, văn phòng, trường học hoặc công ty. Thông qua dây mạng (Ethernet) hoặc Wi-Fi, các thiết bị như máy tính, máy in, camera hay điện thoại có thể liên kết và trao đổi dữ liệu với nhau.

Nhờ có mạng LAN, người dùng dễ dàng chia sẻ dữ liệu, sử dụng chung máy in, truy cập Internet từ một modem/router duy nhất và quản lý tập trung toàn bộ thiết bị. Đây là giải pháp phổ biến, giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất làm việc và tạo ra môi trường kết nối nhanh chóng, hiệu quả.

II. Lý do nên dùng mạng LAN để kết nối máy in

Trong thời đại công việc đòi hỏi sự nhanh chóng và tối ưu chi phí, việc lựa chọn kết nối máy in qua mạng LAN mang lại nhiều ưu điểm hơn hẳn so với cách kết nối truyền thống bằng cáp USB. Dưới đây là những lý do bạn nên cân nhắc sử dụng mạng LAN để kết nối máy in:

• Tiện lợi, nhanh chóng: Không cần cắm dây USB trực tiếp, mọi máy tính, laptop trong cùng mạng LAN đều có thể in tài liệu dễ dàng.
• Tiết kiệm chi phí: Một máy in có thể dùng chung cho nhiều người, phù hợp cho nhóm làm việc hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Quản lý in ấn hiệu quả: Cho phép phân quyền, giới hạn số lượng bản in theo từng người dùng, giúp kiểm soát tốt hơn và tránh lãng phí.
• Linh hoạt kết nối: Hỗ trợ in từ nhiều thiết bị khác nhau như PC, laptop, smartphone hay tablet thông qua LAN hoặc Wi-Fi.
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Giảm thời gian chờ đợi, tối ưu quy trình làm việc nhóm, tạo sự chuyên nghiệp trong môi trường văn phòng.

III. Chuẩn bị trước khi cài đặt máy in

Để việc kết nối máy in qua mạng LAN diễn ra nhanh chóng, bạn nên chuẩn bị trước một số điều cần thiết. Việc này giúp tiết kiệm thời gian, tránh lỗi phát sinh trong quá trình cài đặt.

Hạng mục cần chuẩn bị	Chi tiết
Máy in hỗ trợ LAN/Wi-Fi	Kiểm tra xem máy in có cổng Ethernet hoặc khả năng kết nối mạng không dây.
Máy tính kết nối cùng mạng LAN	Đảm bảo máy tính và máy in đều nằm trong cùng một mạng nội bộ (qua router hoặc switch).
Dây mạng (Ethernet)	Nếu máy in không hỗ trợ Wi-Fi, bạn cần cáp LAN để kết nối trực tiếp với router.
Trình điều khiển (Driver) máy in	Chuẩn bị sẵn driver từ đĩa cài đặt đi kèm hoặc tải bản mới nhất từ website hãng.
Nguồn điện ổn định	Đặt máy in ở vị trí cố định, kết nối với nguồn điện an toàn.

IV. Các bước kết nối máy in qua mạng LAN

Khi muốn kết nối máy in qua mạng LAN, bạn cần thực hiện trên máy chủ đã kết nối máy in qua cổng USB. Khi máy chủ bật kết nối thành công, các máy tính khác trong mạng có thể sử dụng máy in.

Bước 1: Mở Control Panel bằng cách nhấn Windows + R, nhập Control, nhấn Enter. Truy cập phần cài đặt phần cứng qua việc chọn Hardware and Sound → Devices & Printers.

Bước 2: Nhấn chuột phải vào máy in → Set as default printer.

Bước 3: Bật chia sẻ máy in bằng cách nhấn chuột phải máy in → Printer Properties → tab Sharing → tích Share this printer → OK.

Bước 4: Vào Control Panel → Network & Internet → Network & Sharing Center → Change advanced sharing settings.

Bước 5: Tiến hành cài đặt Private và All networks

Trong mục Private: tích Turn on network discovery và Turn on file & printer sharing.
Trong mục All Networks: tích Turn off password protected sharing, nhấn Save changes.

V. Một số cách kết nối máy in với máy tính khác

Bước 1: Vào Control Panel → Devices and Printers → Add a Printer → chờ một vài giây và nhấn Next.

Bước 2: Chọn Select a shared printer by name, tìm đúng tên máy tính đã chia sẻ máy in, nhấn Next để hoàn tất kết nối.

VI. Thêm máy in bằng địa chỉ IP

Nếu việc thực hiện kết nối máy in qua mạng LAN đã được thành công, bạn có thể thêm máy in vào máy tính bằng địa chỉ IP. Cách này giúp kết nối chính xác và ổn định hơn, đặc biệt khi có nhiều máy in trong cùng hệ thống.

Bước 1: Vào Control Panel → Devices and Printers → chọn Add a printer.

Bước 2: Chọn Add a printer using TCP/IP address or hostname. Trong phần “Hostname or IP address”, nhập chính xác địa chỉ IP của máy in.

Bước 3: Hệ thống sẽ tự động nhận diện và cài driver. Nếu không, bạn chọn “Have Disk” và cài driver từ website chính hãng (HP, Canon, Brother, Epson…).

Bước 4: Đặt chế độ mặc định máy in (nếu cần) → nhấn Finish. In thử một trang test để đảm bảo kết nối thành công.

Lưu ý: Hãy gán IP tĩnh cho máy in để tránh trường hợp IP thay đổi khi khởi động lại router, giúp kết nối ổn định lâu dài.

VII. Kết nối máy in bằng dây mạng

Ngoài cách chia sẻ máy in qua Wi-Fi hay kết nối máy in qua mạng LAN, bạn có thể kết nối trực tiếp máy in bằng dây mạng (RJ45). Cách này giúp đường truyền ổn định, tốc độ in nhanh và hạn chế gián đoạn.

Bước 1: Hãy bật máy in và cắm dây cáp USB vào laptop.

Bước 2: Trên laptop, mở Settings > Devices > Printers & Scanners.

Bước 3: Nhấn Add a printer or scanner, chọn máy in và nhấn Add device.

Bước 4: Kiểm tra và điều chỉnh thiết lập nếu cần, máy in sẵn sàng sử dụng.

VIII. Cách xử lý khi máy in không kết nối được

Trong quá trình sử dụng, đôi khi máy in sẽ gặp sự cố không thể kết nối với máy tính. Dưới đây là những tình huống thường gặp và cách khắc phục nhanh:

Vấn đề thường gặp	Nguyên nhân có thể	Cách xử lý nhanh
Máy tính không tìm thấy máy in	Máy in và máy tính chưa cùng mạng LAN	Kiểm tra lại kết nối Wi-Fi/dây mạng, đảm bảo cùng một router.
Máy in báo “Offline”	Máy in tắt nguồn, ngủ hoặc mất kết nối mạng	Bật lại máy in, rút dây nguồn/dây mạng ra cắm lại, hoặc khởi động lại router.
Không in được qua IP	IP máy in thay đổi sau khi khởi động lại router	Đặt IP tĩnh cho máy in, sau đó thêm lại máy in bằng địa chỉ IP cố định.
Driver không tương thích	Máy tính chưa cài hoặc cài sai driver	Tải driver chính hãng (HP, Canon, Brother, Epson…) phù hợp với hệ điều hành.
Máy in bị kẹt lệnh in	Lỗi bộ nhớ hàng đợi in (Print Spooler)	Vào Control Panel → Devices and Printers → chuột phải máy in → Cancel all documents, sau đó thử in lại.

Nếu đã thử hết các cách mà máy in vẫn không kết nối được, bạn nên cập nhật firmware mới nhất hoặc liên hệ trung tâm bảo hành chính hãng để được hỗ trợ.

IX. Tổng kết

Kết nối máy in qua mạng LAN giúp in ấn trở nên nhanh chóng, tiện lợi và chuyên nghiệp hơn, đặc biệt khi sử dụng nhiều thiết bị cùng lúc. Chỉ với vài bước đơn giản, bạn có thể kết nối máy in với mạng và in tài liệu từ bất kỳ máy tính nào trong cùng hệ thống. Phương pháp này tiết kiệm thời gian, giảm sự phụ thuộc vào dây cáp và tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Đừng quên theo dõi Phong Vũ Tech News để cập nhật thêm nhiều hướng dẫn công nghệ và mẹo sử dụng thiết bị hữu ích.

Bài viết liên quan:

• Máy in không dây: Khái niệm và so sánh công nghệ in hiện đại
• Hướng dẫn gỡ các bản cập nhật cho Windows 11 nhanh chóng
• Cách kết nối tai nghe Bluetooth với PC đảm bảo thành công