Công chứng điện tử có giá trị như văn bản giấy, thuận tiện giao dịch

Một điểm mới quan trọng là quy định về công chứng điện tử. Việc công chứng được thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử, không dùng giấy tờ và cho ra kết quả là văn bản công chứng ở dạng điện tử.

Theo ông Đào Duy An, Tổng Thư ký Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam, văn bản này có giá trị như văn bản giấy, nhưng người dân có thể gửi, nhận qua các phương tiện như email, tin nhắn zalo hoặc nộp hồ sơ giải quyết các thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Việc công chứng điện tử thực hiện dễ dàng, bất cứ người dân nào có thể sử dụng điện thoại thông minh đều có thể thực hiện, tương tự như việc gửi, nhận email hay nhắn tin.

Ngoài ra, quy trình công chứng trực tuyến còn cho phép người dân có thể thực hiện các giao dịch ở các địa điểm khác nhau trên phạm vi toàn quốc mà không phải di chuyển. Ví dụ ngồi ở Hà Nội có thể ký hợp đồng công chứng chuyển nhượng bất động sản cho người khác tại Phú Quốc mà không cần vào Phú Quốc để ký như trước đây.

Luật Công chứng năm 2024 đã bỏ quy định yêu cầu bên ủy quyền và bên được ủy quyền phải yêu cầu công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú, mà quy định linh hoạt hơn.

Theo đó, trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng, thì bên ủy quyền được yêu cầu công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng mà mình lựa chọn chứng nhận việc đề nghị ủy quyền trong hợp đồng ủy quyền.

Từ ngày 1/7, việc thực hiện công chứng, chứng thực có nhiều điểm mới. Ảnh: VGP

Bên được ủy quyền cũng được yêu cầu công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng mà mình lựa chọn chứng nhận tiếp vào bản gốc của hợp đồng ủy quyền đó để xác nhận việc chấp nhận ủy quyền, hoàn thành việc công chứng hợp đồng ủy quyền và gửi 1 bản gốc của văn bản công chứng đó cho tổ chức hành nghề công chứng mà bên ủy quyền đã công chứng để lưu hồ sơ.

Văn bản công chứng hợp đồng ủy quyền có hiệu lực kể từ thời điểm công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng mà bên ủy quyền, bên được ủy quyền yêu cầu công chứng ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng đó. Trường hợp là văn bản công chứng điện tử thì phải có chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của các tổ chức hành nghề đó.

Về phân chia di sản, trước đây, tồn tại hai loại văn bản là “thỏa thuận phân chia di sản” và “khai nhận di sản”. Cụ thể, với những người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc mà trong di chúc không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người thì có quyền yêu cầu công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản.

Còn trường hợp người duy nhất được hưởng di sản theo pháp luật hoặc những người cùng được hưởng di sản theo pháp luật nhưng thỏa thuận không phân chia di sản đó thì sẽ có quyền yêu cầu công chứng văn bản khai nhận di sản.

Để tránh khó khăn trong việc xác định loại văn bản cần lập khi thực hiện các thủ tục về thừa kế, luật mới quy định tất cả các trường hợp nêu trên thì người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc sẽ thực hiện thủ tục công chứng văn bản phân chia di sản, khi có yêu cầu.

Đáng quan tâm, Luật Công chứng 2024 và Nghị định 104 quy định cụ thể việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng nếu người yêu cầu công chứng thuộc các trường hợp sau:

Thứ nhất, lập di chúc tại chỗ ở theo quy định của Bộ luật Dân sự.

Thứ hai, không thể đi lại được vì lý do sức khỏe; đang điều trị nội trú hoặc bị cách ly theo chỉ định của cơ sở y tế.

Thứ ba, đang bị tạm giữ, tạm giam; đang thi hành án phạt tù; đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính.

Thứ tư, có lý do chính đáng khác theo quy định của Chính phủ, gồm: Phụ nữ đang mang thai hoặc nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi; Người cao tuổi, người khuyết tật hoặc có khó khăn trong việc đi lại; Người đang thực hiện nhiệm vụ trong lực lượng công an nhân dân, quân đội nhân dân, người đảm nhận chức trách hoặc đang thực hiện công việc được giao theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nơi họ làm việc mà việc rời khỏi vị trí sẽ ảnh hưởng đến nhiệm vụ, công việc được giao hoặc chức trách mà họ đang đảm nhận; Trường hợp bất khả kháng, trở ngại khách quan mà người yêu cầu công chứng không thể đến tổ chức hành nghề công chứng.

Đồng thời, lần đầu tiên Luật Công chứng quy định việc ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng. Nếu người yêu cầu công chứng thực hiện điểm thay cho việc ký thì ảnh chụp công chứng viên chứng kiến việc điểm chỉ.

Việc chụp ảnh là thành phần bắt buộc trong hồ sơ công chứng. Nếu người yêu cầu công chứng không đồng ý chụp ảnh thì công chứng viên có quyền từ chối thực hiện công chứng…