Cách in 2 mặt giấy trong Word, PDF, Excel dễ hiểu, ai cũng làm được

Trong thời đại số hóa năm 2026, dù chúng ta hướng tới văn phòng không giấy tờ, việc in ấn các tài liệu vật lý vẫn đóng vai trò quan trọng trong các buổi họp, lưu trữ hồ sơ hay nộp báo cáo. Việc biết cách in 2 mặt trên máy tính không chỉ giúp bạn tiết kiệm 50% lượng giấy tiêu thụ, góp phần bảo vệ môi trường mà còn giúp tệp tài liệu trở nên gọn gàng, chuyên nghiệp như một cuốn sách. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách thiết lập thông số sao cho chuẩn xác để tránh tình trạng in ngược hoặc lộn xộn thứ tự trang.

In 2 mặt là gì? Khi nào nên sử dụng?

In 2 mặt (Duplex Printing) là kỹ thuật in nội dung lên cả hai mặt của một tờ giấy. Thay vì mỗi trang văn bản chiếm một tờ giấy A4, máy in sẽ tận dụng mặt trước và mặt sau để hoàn thành tài liệu. Có hai phương thức thực hiện: in tự động (máy tự đảo mặt giấy) và in thủ công (người dùng tự lật giấy theo hướng dẫn của phần mềm). Trong thực tế, việc in 2 mặt giúp giảm đáng kể độ dày của các tập hồ sơ, giúp việc đóng quyển trở nên thẩm mỹ hơn và đặc biệt là giảm chi phí văn phòng phẩm cho doanh nghiệp.

Bạn nên sử dụng tính năng in 2 mặt khi cần in các tài liệu dài như hợp đồng kinh tế, tiểu luận, giáo trình, hoặc báo cáo nội bộ. Điều này không chỉ giúp người đọc dễ dàng theo dõi mà còn thể hiện ý thức tiết kiệm tài nguyên. Tuy nhiên, cần lưu ý đối với một số loại giấy tờ mang tính pháp lý đặc thù hoặc các đơn từ theo mẫu quy định của cơ quan nhà nước, việc in 1 mặt vẫn là yêu cầu bắt buộc để phục vụ mục đích đóng dấu và ký xác nhận riêng biệt trên từng tờ. Vì vậy, trước khi nhấn lệnh in, hãy xác định rõ mục đích của tài liệu để chọn kiểu in phù hợp nhất.

Phân biệt các kiểu in 2 mặt hiện nay

Hiện nay, quy trình thực hiện cách in 2 mặt trên máy tính phụ thuộc rất lớn vào công nghệ của chiếc máy in mà bạn đang sử dụng. Việc hiểu rõ thiết bị của mình sẽ giúp bạn chọn đúng câu lệnh trên phần mềm.

In 2 mặt tự động (Auto Duplex)

Đây là tính năng cao cấp thường xuất hiện trên các dòng máy in văn phòng hiện đại (thường có ký hiệu “D” ở cuối mã máy, ví dụ Canon LBP 223dw). Với kiểu in này, bộ đảo mặt bên trong máy sẽ tự động kéo giấy ngược trở lại sau khi in xong mặt thứ nhất để in tiếp mặt thứ hai. Người dùng chỉ cần thiết lập lệnh in một lần duy nhất và đợi máy hoàn tất toàn bộ tập tài liệu. Ưu điểm tuyệt đối của phương thức này là sự tiện lợi, nhanh chóng và loại bỏ hoàn toàn rủi ro người dùng lật ngược giấy gây hỏng tệp văn bản.

In 2 mặt thủ công (Manual Duplex)

Đây là giải pháp dành cho các dòng máy in phổ thông không tích hợp bộ đảo mặt tự động. Khi thực hiện, phần mềm sẽ ra lệnh in toàn bộ các trang lẻ (trang 1, 3, 5…) trước. Sau đó, máy in hoặc máy tính sẽ hiện thông báo yêu cầu người dùng lấy tập giấy ra, lật mặt lại và đặt vào khay nạp giấy để tiếp tục in các trang chẵn (trang 2, 4, 6…). Mặc dù tốn công sức và đòi hỏi sự tỉ mỉ trong việc lật giấy theo đúng chiều, nhưng đây vẫn là giải pháp hữu hiệu để tiết kiệm giấy cho những chiếc máy in đời cũ hoặc máy in gia đình cỡ nhỏ.

Cách kiểm tra máy in có hỗ trợ in 2 mặt không

Trước khi bắt tay vào thực hiện, bạn cần xác định xem máy tính và máy in của mình “có hiểu nhau” về tính năng in 2 mặt hay không. Cách đơn giản nhất là kiểm tra trực tiếp trong phần cài đặt in ấn. Bạn mở một tệp bất kỳ, nhấn tổ hợp phím Ctrl + P. Trong cửa sổ Print hiện ra, tại mục Settings, bạn tìm dòng chữ liên quan đến “Print on Both Sides“. Nếu bạn thấy tùy chọn Print on Both Sides (không có chữ “Manual”), nghĩa là máy in của bạn hỗ trợ in tự động. Ngược lại, nếu chỉ thấy Manually Print on Both Sides, bạn sẽ phải tự lật giấy bằng tay.

Một cách kiểm tra chuyên sâu hơn là truy cập vào Control Panel > Devices and Printers. Chuột phải vào biểu tượng máy in đang dùng, chọn Printer Properties. Tại thẻ Device Settings, hãy quan sát xem có mục Duplex Unit hay không. Nếu có và được đặt ở trạng thái “Installed”, chúc mừng bạn, máy in của bạn có khả năng đảo mặt tự động cực kỳ tiện lợi. Việc nắm rõ cấu hình thiết bị sẽ giúp bạn tránh được những lúng túng khi thực hiện thao tác trên phần mềm Word hay Excel sau này.

Cách in 2 mặt trên máy tính trong Word

Microsoft Word là phần mềm văn bản phổ biến nhất, do đó thao tác in 2 mặt trên đây cũng được tối ưu hóa tối đa cho người dùng.

Đối với máy in hỗ trợ in 2 mặt tự động

Khi máy in của bạn là dòng tự động, các bước thực hiện rất đơn giản. Đầu tiên, bạn nhấn File > Print (hoặc Ctrl + P).

Tại mục Settings, hãy nhấn vào mũi tên thả xuống ở dòng Print One Sided và đổi thành Print on Both Sides. Tại đây, bạn sẽ thấy hai lựa chọn nhỏ hơn: Flip pages on long edge (Lật trang theo cạnh dài – dùng cho khổ dọc) hoặc Flip pages on short edge (Lật trang theo cạnh ngắn – dùng cho khổ ngang).

Sau khi chọn xong, bạn chỉ cần nhấn nút Print và máy sẽ tự động xử lý phần còn lại.

 

Đối với máy in không hỗ trợ in 2 mặt tự động (thủ công)

Nếu máy in chỉ hỗ trợ in một mặt, bạn vẫn có thể in 2 mặt theo phương pháp thủ công chuyên nghiệp trong Word. Trong cửa sổ Print, tại mục Settings, bạn chọn Only Print Odd Pages. Sau khi nhấn lệnh in, máy sẽ in hết các trang lẻ trước.

Lúc này, một thông báo trên màn hình sẽ hướng dẫn bạn cách đặt lại giấy. Bạn cần lấy tập giấy ra khỏi khay đầu ra, lật ngược lại (thường là lật theo chiều dọc tờ giấy) rồi cho lại vào khay nạp giấy, sau đó nhấn Only Print Even Pages để máy in tiếp mặt còn lại lên các trang chẵn.

 

Cách in 2 mặt trên máy tính với file PDF

In file PDF đôi khi gây khó khăn cho người mới vì giao diện của các phần mềm đọc PDF như Foxit Reader hay Adobe Acrobat có chút khác biệt so với Word. Để thực hiện cách in 2 mặt trên máy tính với định dạng này, sau khi nhấn Ctrl + P, bạn hãy quan sát cửa sổ tùy chỉnh in ấn.

Trong Adobe Reader, hãy tích vào ô Print on both sides of paper. Bạn cũng cần chú ý chọn Flip on long edge nếu tài liệu của bạn được thiết kế theo chiều dọc để đảm bảo khi lật trang, nội dung không bị lộn ngược đầu.

Trong trường hợp máy in không hỗ trợ tự động cho file PDF, bạn có thể thực hiện thủ công bằng cách chọn mục Pages to Print, chọn More Options và chọn Odd pages only (Chỉ in trang lẻ).

Sau khi in xong, bạn lật tập giấy lại, đặt vào máy và thực hiện lệnh in một lần nữa nhưng lần này chọn Even pages only (Chỉ in trang chẵn). Lưu ý quan trọng khi in thủ công file PDF là bạn nên tích chọn Reverse pages (In đảo ngược thứ tự) ở lần in thứ hai nếu khay giấy của máy in nạp giấy theo thứ tự trang dưới cùng lên trên.

Cách in 2 mặt trên máy tính trong Excel

Excel là phần mềm bảng tính có đặc thù là nội dung có thể trải dài trên nhiều cột và hàng không cố định, do đó việc thiết lập in 2 mặt cần sự cẩn thận hơn để tránh dữ liệu bị cắt vụn.

Thiết lập vùng in và lề

Trước khi in 2 mặt trong Excel, bạn bắt buộc phải thực hiện bước thiết lập trang. Hãy bôi đen vùng dữ liệu cần in, vào tab Page Layout > Print Area > Set Print Area.

Sau đó, bạn nên sử dụng tính năng Print Preview để kiểm tra xem bảng tính đã nằm gọn trong các trang giấy chưa.

Nếu dữ liệu quá rộng, hãy điều chỉnh trong mục Margins hoặc chọn Fit All Columns on One Page để đảm bảo khi in 2 mặt, các thông tin liên quan không bị nằm rời rạc ở mặt trước và mặt sau tờ giấy một cách vô lý.

 

Các bước thực hiện in 2 mặt

Sau khi đã căn chỉnh lề và vùng in xong, bạn vào File > Print.

ương tự như Word, nếu máy hỗ trợ tự động, bạn chọn Print on Both Sides. Tuy nhiên, điểm khác biệt là trong Excel, bạn có thêm tùy chọn Print Active Sheets (In trang hiện tại) hoặc Print Entire Workbook (In toàn bộ sổ tính). Hãy đảm bảo bạn chọn đúng phạm vi cần in để máy không in thừa các trang trống. Đối với in thủ công trong Excel, bạn cũng thực hiện quy trình in trang lẻ rồi lật giấy in trang chẵn như đã hướng dẫn ở phần trên, giúp bảng báo cáo của bạn trông như một cuốn sổ tay chuyên nghiệp.

 

Mẹo in 2 mặt không bị ngược hoặc lộn trang

Sai lầm phổ biến nhất khi áp dụng cách in 2 mặt trên máy tính là mặt sau bị ngược 180 độ so với mặt trước, khiến người đọc phải xoay giấy rất khó chịu. Quy tắc “vàng” để tránh lỗi này nằm ở hai tùy chọn Flip on Long Edge và Flip on Short Edge.

• Flip on Long Edge (Lật theo cạnh dài): Sử dụng khi bạn in văn bản theo khổ dọc (Portrait). Khi đó, bạn sẽ lật trang từ phải sang trái giống như đọc sách truyền thống.

• Flip on Short Edge (Lật theo cạnh ngắn): Sử dụng khi bạn in theo khổ ngang (Landscape). Khi đó, bạn sẽ lật giấy từ dưới lên trên, giống như cách xem các tờ lịch treo tường.

Một mẹo nhỏ khác để không bị lộn thứ tự trang khi in thủ công là: hãy in thử 2 trang đầu tiên trước (trang 1 và trang 2). Việc này giúp bạn xác định được chính xác chiều lật giấy của máy in nhà mình (có cần xoay 180 độ hay không, hay chỉ cần lật mặt). Khi đã tìm ra quy luật của máy, bạn mới nên thực hiện in cả tập tài liệu lớn. Ngoài ra, hãy luôn đảm bảo rằng các tờ giấy trong khay nạp được xếp ngay ngắn, không bị dính vào nhau để tránh tình trạng máy cuốn một lúc 2 tờ làm sai lệch toàn bộ thứ tự trang phía sau.

Một số lỗi thường gặp khi in 2 mặt và cách khắc phục

Dù bạn đã thao tác đúng, đôi khi quá trình in ấn vẫn gặp phải những sự cố ngoài ý muốn. Việc bình tĩnh xác định nguyên nhân sẽ giúp bạn khắc phục nhanh chóng.

Lỗi in ngược trang (Up-side down)

Đây là lỗi phổ biến nhất khi chọn sai chế độ “Flip edge”. Như đã nói ở trên, nếu in khổ dọc mà chọn lật cạnh ngắn, trang sau sẽ bị lộn ngược. Cách khắc phục duy nhất là vào lại phần Printer Properties hoặc Settings trong cửa sổ Print và chuyển đổi lại giữa Long Edge và Short Edge. Nếu bạn đang in thủ công và bị ngược, hãy chú ý chiều đặt giấy vào khay nạp ở lượt in thứ hai: hãy quay đầu trang giấy đã in vào trong hoặc ra ngoài tùy theo đặc điểm cuốn giấy của từng loại máy in (Canon thường lật ngược so với HP).

Lỗi kẹt giấy khi in 2 mặt

In 2 mặt khiến giấy phải đi qua hệ thống lô cuốn hai lần, tạo ra nhiều nhiệt hơn và dễ gây kẹt giấy hơn in một mặt thông thường. Nguyên nhân có thể do giấy quá mỏng (dưới 70gsm), giấy bị ẩm hoặc nạp giấy không thẳng hàng. Khi bị kẹt, bạn tuyệt đối không dùng sức kéo mạnh giấy ra. Hãy mở nắp máy in, tháo hộp mực (cartridge) và nhẹ nhàng rút giấy theo chiều cuốn của máy. Để phòng tránh, hãy sử dụng giấy có độ định lượng từ 70-80gsm và dùng tay “vỗ” tập giấy cho tơi ra trước khi cho vào khay nạp để loại bỏ tĩnh điện giữa các tờ giấy.

Tạm kết

Việc thành thạo cách in 2 mặt trên máy tính là một kỹ năng thiết yếu giúp nâng cao hiệu suất làm việc và tiết kiệm tài nguyên. Dù bạn đang sử dụng Word, Excel hay PDF, chỉ cần nắm vững quy tắc về thiết bị (tự động hay thủ công) và quy tắc lật trang (cạnh dài hay cạnh ngắn), bạn sẽ luôn có được những bản in hoàn hảo. Hy vọng những hướng dẫn chi tiết trên đã giúp bạn tự tin hơn mỗi khi đứng trước chiếc máy in tại văn phòng.

Để tối ưu hóa hơn nữa không gian làm việc và cập nhật những xu hướng công nghệ mới nhất, đừng quên ghé thăm Hoàng Hà Mobile. Chúng tôi không chỉ cung cấp những thiết bị di động hàng đầu mà còn có đầy đủ các dòng Laptop, máy tính bảng và phụ kiện văn phòng chính hãng với mức giá cạnh tranh nhất. Tại Hoàng Hà Mobile, bạn sẽ luôn tìm thấy sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ đỉnh cao và dịch vụ tận tâm. Chúc bạn có những trải nghiệm làm việc thật hiệu quả!

XEM THÊM:

• Tổ hợp phím là gì? Tổng hợp các tổ hợp phím Windows phổ biến
• 7 cách đánh trang trong Word 2010, 2019, 2016, 2013, 2007 chuẩn nhất