Từ 1/7/2026 công ty chuyển toàn bộ hợp đồng lao động sang hình thức điện tử có phải cơ chế bắt buộc không?

Nội dung chính

• Từ 1/7/2026 công ty chuyển toàn bộ hợp đồng lao động sang hình thức điện tử có phải cơ chế bắt buộc không?
• Chuyển đổi HĐLĐ bản giấy sang HĐLĐ điện tử cần đáp ứng yêu cầu gì?
• Người lao động có trách nhiệm trong việc thực hiện hợp đồng lao động điện tử ra sao?

Từ 1/7/2026 công ty chuyển toàn bộ hợp đồng lao động sang hình thức điện tử có phải cơ chế bắt buộc không?

Theo Điều 28 Nghị định 337/2025/NĐ-CP nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải chính thức đưa vào vận hành chậm nhất là ngày 01/07/2026. Kể từ thời điểm này, việc ký kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử sẽ tuân thủ theo các quy định của Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Tuy nhiên, quy định này chỉ quy định thời điểm hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật và cơ chế quản lý cho hợp đồng lao động điện tử, chứ không bắt buộc tất cả doanh nghiệp phải chuyển sang hình thức này.

Thực tế, Nghị định còn thiết lập một hệ sinh thái quản lý tập trung, trong đó Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ quản lý có chức năng lưu trữ, cấp mã định danh, kết nối và chia sẻ dữ liệu với các cơ sở dữ liệu quốc gia, phục vụ quản lý nhà nước và giải quyết thủ tục hành chính (Điều 10, Điều 15, Điều 16 Nghị định 337/2025/NĐ-CP).

Như vậy, từ ngày 01/7/2026, việc doanh nghiệp chuyển toàn bộ hợp đồng lao động sang hình thức điện tử không phải là cơ chế bắt buộc theo quy định của pháp luật.

Mốc 01/7/2026 chỉ là thời điểm vận hành chính thức nền tảng hợp đồng lao động điện tử, không phải hạn chót để doanh nghiệp phải chuyển đổi.

Theo quy định tại Điều 29 Nghị định 337/2025/NĐ-CP doanh nghiệp có quyền tiếp tục sử dụng hợp đồng lao động giấy, hoặc chủ động chuyển đổi sang hợp đồng điện tử nếu thấy phù hợp.

Ngoài ra, các hợp đồng đã ký trước đó vẫn giữ nguyên hiệu lực, không bắt buộc ký lại. Việc sửa đổi, bổ sung hay chuyển sang điện tử chỉ thực hiện khi các bên thỏa thuận.

Từ 1/7/2026 công ty chuyển toàn bộ hợp đồng lao động sang hình thức điện tử có phải cơ chế bắt buộc không?

Chuyển đổi HĐLĐ bản giấy sang HĐLĐ điện tử cần đáp ứng yêu cầu gì?

Căn cứ Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về hợp đồng lao động điện tử như sau:

Mua Hàng với Shopee

Chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động bằng văn bản giấy và hợp đồng lao động điện tử

1. Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử và đáp ứng các yêu cầu sau:

a) Chủ thể giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản phải được xác thực theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

b) Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi. Hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi phải được gắn ID.

2. Hợp đồng lao động bằng văn bản giấy được chuyển đổi từ hợp đồng lao động điện tử thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử.

3. Hợp đồng lao động được chuyển đổi có giá trị như bản gốc khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Theo đó, hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023 và đáp ứng các yêu cầu sau:

– Chủ thể giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản phải được xác thực theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

– Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi. Hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi phải được gắn ID.

Người lao động có trách nhiệm trong việc thực hiện hợp đồng lao động điện tử ra sao?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 20 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định:

Quyền và trách nhiệm của người lao động

1. Người lao động có các quyền sau đây:

a) Đăng ký và sử dụng tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để tra cứu, xác minh và quản lý dữ liệu hợp đồng lao động điện tử của mình đã giao kết.

b) Chia sẻ, sử dụng dữ liệu hợp đồng lao động điện tử của mình từ Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để thực hiện các thủ tục hành chính, giao dịch điện tử có liên quan theo quy định pháp luật.

2. Người lao động có trách nhiệm sau đây:

Tải VPBank

a) Thực hiện việc giao kết, sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn và chấm dứt hợp đồng lao động điện tử theo quy định tại Nghị định này.

b) Bảo mật thông tin tài khoản truy cập và không chia sẻ cho người khác sử dụng trái phép.

c) Cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin cá nhân theo hướng dẫn khi đăng ký tài khoản trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

d) Thông báo ngay cho cơ quan quản lý Nền tảng hợp đồng lao động điện tử khi phát hiện có dấu hiệu rủi ro về bảo mật, giả mạo, sai lệch thông tin hoặc truy cập trái phép.

đ) Tuân thủ quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ dữ liệu cá nhân và quy chế hoạt động của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử trong quá trình khai thác, sử dụng dữ liệu hợp đồng lao động điện tử.

Như vậy, trách nhiệm của người lao động trong việc thực hiện hợp đồng lao động điện tử như sau:

– Thực hiện việc giao kết, sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn và chấm dứt hợp đồng lao động điện tử theo quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

– Bảo mật thông tin tài khoản truy cập và không chia sẻ cho người khác sử dụng trái phép.

– Cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin cá nhân theo hướng dẫn khi đăng ký tài khoản trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

– Thông báo ngay cho cơ quan quản lý Nền tảng hợp đồng lao động điện tử khi phát hiện có dấu hiệu rủi ro về bảo mật, giả mạo, sai lệch thông tin hoặc truy cập trái phép.

– Tuân thủ quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ dữ liệu cá nhân và quy chế hoạt động của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử trong quá trình khai thác, sử dụng dữ liệu hợp đồng lao động điện tử.