Sửa đổi bổ sung hợp đồng lao động: Khi nào cần ký phụ lục, khi nào ký hợp đồng mới?

Nội dung chính

• Sửa đổi bổ sung hợp đồng lao động là gì?
• Khi nào cần sửa đổi bổ sung hợp đồng lao động?
• Quy trình sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động theo đúng luật gồm những bước nào?
• Doanh nghiệp sửa đổi hợp đồng lao động mà không thông báo trước có vi phạm không?
• Phụ lục hợp đồng lao động quy định chi tiết khác phụ lục sửa đổi, bổ sung ở điểm nào?
• Tăng lương cho nhân viên phải ký phụ lục hợp đồng hay quyết định tăng lương?
• Doanh nghiệp muốn đổi từ trả lương tháng sang trả lương tuần hoặc theo sản phẩm cần làm gì?
• Thay đổi cách tính thưởng, KPI trong hợp đồng có cần ký phụ lục hay chỉ cần thông báo nội bộ?
• Người lao động không đồng ý ký phụ lục hợp đồng mà công ty vẫn ép buộc thì có vi phạm không?
• Từ chối ký phụ lục hợp đồng giảm lương thì công ty có được cho nghỉ việc không?
• Điều chuyển nhân viên làm công việc khác tạm thời dưới 60 ngày cần ký phụ lục sửa đổi hợp đồng không?
• Doanh nghiệp bị sáp nhập, thay đổi chủ sở hữu thì hợp đồng lao động cũ có cần sửa đổi không?
• Công ty chuyển sang làm việc từ xa (remote/hybrid) thì có cần ký phụ lục sửa đổi không?
• Khi nào nên ký phụ lục sửa đổi hợp đồng, khi nào nên ký hợp đồng lao động mới hoàn toàn?

Sửa đổi bổ sung hợp đồng lao động là gì?

Bộ luật Lao động 2019 không quy định về khái niệm sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động. Tuy nhiên có thể hiểu sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động là việc người lao động và người sử dụng lao động cùng thỏa thuận thay đổi hoặc thêm mới một số nội dung trong hợp đồng lao động đã ký trước đó, nhưng không làm thay đổi bản chất quan hệ lao động.

Khác với việc giao kết hợp đồng lao động mới thì sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động chỉ làm thay đổi một hoặc một số nội dung của hợp đồng đã ký trên cơ sở thỏa thuận của hai bên, trong khi quan hệ lao động vẫn được duy trì và không phát sinh hợp đồng mới hoàn toàn.

Khi nào cần sửa đổi bổ sung hợp đồng lao động?

Điều 33 Bộ luật Lao động 2019: Khi có sự thay đổi nội dung hợp đồng lao động, hai bên phải thỏa thuận sửa đổi bổ sung nội dung hợp đồng.

Trường hợp hai bên thỏa thuận được thì việc sửa đổi, bổ sung nội dung hợp đồng lao động được tiến hành bằng việc ký kết phụ lục hợp đồng lao động hoặc giao kết hợp đồng lao động mới.

Trường hợp hai bên không thỏa thuận được việc sửa đổi, bổ sung nội dung hợp đồng lao động thì tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động đã giao kết.

Toàn bộ quy định về sửa đổi bổ sung hợp đồng lao động: Khi nào cần ký phụ lục, khi nào ký hợp đồng mới?

Quy trình sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động theo đúng luật gồm những bước nào?

Quy trình sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động được thực hiện theo 05 bước: (1) Xác định nội dung cần sửa đổi, bổ sung; (2) Thông báo trước bằng văn bản; (3) Thương lượng, thỏa thuận; (4) Lập văn bản sửa đổi, bổ sung; (5) Ký kết và lưu trữ

Cụ thể tại Điều 33 Bộ luật Lao động 2019 như sau:

Bước 1: Xác định nội dung cần sửa đổi, bổ sung

Người sử dụng lao động và người lao động xác định rõ điều khoản cần thay đổi. Ví dụ: Mức lương, phụ cấp; Vị trí công việc, địa điểm làm việc; Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;…

Bước 2: Thông báo trước bằng văn bản

Bên đề xuất sửa đổi (thường là người sử dụng lao động) phải thông báo cho bên kia trước ít nhất 3 ngày làm việc trước khi tiến hành thương lượng.

Nội dung thông báo nêu rõ điều khoản muốn sửa đổi, lý do và thời điểm dự kiến có hiệu lực.

Bước 3: Thương lượng, thỏa thuận

Hai bên tiến hành thương lượng trực tiếp trên tinh thần tự nguyện, bình đẳng.

– Nếu đồng ý: tiến hành ký kết phụ lục hoặc hợp đồng mới.

– Nếu không đồng ý: tiếp tục thực hiện hợp đồng cũ.

Bước 4: Lập văn bản sửa đổi, bổ sung

Có 2 hình thức:

Phụ lục hợp đồng lao động	Sửa đổi một số điều khoản, giữ nguyên hợp đồng gốc
Ký hợp đồng lao động mới Công Tơ Điện Hunonic Entec - Giải Pháp Tiết Kiệm Năng Lượng Thông Minh Điều Khiển Chi tiết Địa chỉ tổ chức chịu trách nhiệm hàng hóa Tên tổ chức chịu trách nhiệm hàng hóa Khu vực xuất xứ Thời hạn bảo hành Điện áp đầu vào (V) Công suất (W) Loại bảo hành Thương hiệu 750 KIM GIANG HUNONIC HÀ NộI Việt Nam 12 tháng 220v 14000 Bảo hành	Thay đổi quá nhiều điều khoản cơ bản, khiến việc dùng phụ lục trở nên phức tạp

Lưu ý: Phụ lục không được thay đổi thời hạn của hợp đồng lao động.

Bước 5: Ký kết và lưu trữ

Mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau. Văn bản sửa đổi phải ghi rõ: ngày hiệu lực, điều khoản thay thế/bổ sung, chữ ký và đóng dấu (nếu có). Lưu trữ cùng hợp đồng lao động gốc.

Doanh nghiệp sửa đổi hợp đồng lao động mà không thông báo trước có vi phạm không?

Vi phạm. Tại Điều 33 Bộ luật Lao động 2019 quy định nếu bên nào có yêu cầu sửa đổi hợp đồng lao động thì phải báo cho bên kia biết trước ít nhất 03 ngày làm việc về nội dung cần sửa đổi. Tuy nhiên hiện nay không có quy định xử phạt.

Phụ lục hợp đồng lao động quy định chi tiết khác phụ lục sửa đổi, bổ sung ở điểm nào?

Điểm khác biệt giữa phụ lục hợp đồng lao động quy định chi tiết và phụ lục sửa đổi, bổ sung gồm:

Tăng lương cho nhân viên phải ký phụ lục hợp đồng hay quyết định tăng lương?

Tăng lương cho nhân viên phải ký phụ lục hợp đồng (hoặc hợp đồng mới), quyết định tăng lương không thay thế được và chỉ là hồ sơ kèm theo bởi vì chế độ lương thưởng là một trong những nội dung bắt buộc phải của hợp đồng lao động nên việc thay đổi về lương nghĩa là sửa đổi nội dung của hợp đồng.

Tại Điều 33 Bộ luật Lao động 2019 quy định trường hợp hai bên thỏa thuận được thì việc sửa đổi nội dung hợp đồng lao động được tiến hành bằng việc ký kết phụ lục hợp đồng lao động hoặc giao kết hợp đồng lao động mới.

Công ty sửa đổi mức phụ cấp, bổ sung hoặc cắt bỏ phụ cấp trong hợp đồng thì cần làm gì?

Điện Thoại Di Động Honor X6c 6GB + 128GB/256GB - Pin 5300mAh NFC - Camer

Công ty thay đổi mức phụ cấp, bổ sung hoặc cắt bỏ phụ cấp trong hợp đồng thì phải thỏa thuận với người lao động (không được tự ý thay đổi).

Việc sửa đổi này có thể lập thành phụ lục hợp đồng lao động trong đó ghi rõ nội dung sửa đổi mức phụ cấp, bổ sung hoặc cắt bỏ phụ cấp mà không cần ký hợp đồng mới theo Điều 33 Bộ luật Lao động 2019 vì chế độ phụ cấp lương là một trong những nội dung bắt buộc phải của hợp đồng lao động nên việc sửa đổi mức phụ cấp, bổ sung hoặc cắt bỏ phụ cấp nghĩa là sửa đổi nội dung của hợp đồng.

Doanh nghiệp muốn đổi từ trả lương tháng sang trả lương tuần hoặc theo sản phẩm cần làm gì?

Doanh nghiệp muốn đổi từ trả lương tháng sang trả lương tuần hoặc theo sản phẩm thì phải thỏa thuận lại với người lao động về hình thức trả lương và lập phụ lục hợp đồng hoặc ký HĐLĐ mới theo Điều 33 Bộ luật Lao động 2019 vì hình thức trả lương là một trong những nội dung bắt buộc phải của hợp đồng lao động nên việc sửa đổi hình thức trả lương nghĩa là sửa đổi nội dung của hợp đồng.

Thay đổi cách tính thưởng, KPI trong hợp đồng có cần ký phụ lục hay chỉ cần thông báo nội bộ?

Việc ký phụ lục hay chỉ cần thông báo nội bộ khi thay đổi cách tính thưởng, KPI phụ thuộc vào việc nội dung này có được ghi trong hợp đồng lao động hay không. Nếu KPI/thưởng có ghi trong hợp đồng thì phải ký phụ lục, còn không có thì chỉ cần thông báo nội bộ.

Cụ thể:

Trường hợp 1: Có ghi trong hợp đồng lao động

Khi thay đổi phải thỏa thuận với người lao động và phải ký phụ lục hợp đồng lao động hoặc HĐLĐ mới

Trường hợp 2: Không ghi trong hợp đồng (chỉ nằm ở quy chế nội bộ)

Khi thay đổi thì doanh nghiệp có thể ban hành/thay đổi bằng văn bản nội bộ và không bắt buộc ký phụ lục hợp đồng. Tuy nhiên phải công khai, minh bạch và không được trái quy định pháp luật hoặc thỏa ước lao động tập thể

Người lao động không đồng ý ký phụ lục hợp đồng mà công ty vẫn ép buộc thì có vi phạm không?

Vi phạm. Việc công ty ép buộc người lao động ký phụ lục hợp đồng là vi phạm nguyên tắc khi sửa đổi bổ sung hợp đồng lao động đó là phải có sự thỏa thuận của cả hai bên theo Điều 33 Bộ luật Lao động 2019. Tuy nhiên hiện nay không có quy định xử phạt.

Từ chối ký phụ lục hợp đồng giảm lương thì công ty có được cho nghỉ việc không?

Không. Công ty không được cho nghỉ việc người lao động chỉ vì từ chối ký phụ lục hợp đồng giảm lương. Nếu cho nghỉ việc sẽ rơi vào trường hợp cho nghỉ việc trái pháp luật, công ty phải bồi thường ít nhất 02 tháng lương, tiền phạt vi phạm thời gian báo trước, trợ cấp thôi việc nếu NLĐ nghỉ luôn.

Cụ thể:

Điều 33 Bộ luật Lao động 2019 quy định việc giảm lương là sửa đổi hợp đồng nên phải có sự đồng ý của người lao động. Nếu không đồng ý thì không được áp dụng. Công ty chỉ có thể cho người lao động nghỉ việc khi thuộc vào các trường hợp Điều 36 Bộ luật Lao động 2019.

Điều 41 Bộ luật Lao động 2019 quy định trường hợp cho NLĐ nghỉ việc trái pháp luật thì phải trả cho người lao động một khoản tiền ít nhất bằng 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động.

Trường hợp vi phạm quy định về thời hạn báo trước thì phải trả một khoản tiền tương ứng với tiền lương theo hợp đồng lao động trong những ngày không báo trước.

Trường hợp người sử dụng lao động không muốn nhận lại người lao động và người lao động đồng ý thì phải trả trợ cấp thôi việc theo quy định, hai bên thỏa thuận khoản tiền bồi thường thêm cho người lao động nhưng ít nhất bằng 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động để chấm dứt hợp đồng lao động

Điều chuyển nhân viên làm công việc khác tạm thời dưới 60 ngày cần ký phụ lục sửa đổi hợp đồng không?

Không. Điều 29 Bộ luật Lao động 2019 khi công ty gặp khó khăn đột xuất do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, áp dụng biện pháp ngăn ngừa, khắc phục tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, sự cố điện, nước hoặc do nhu cầu sản xuất, kinh doanh thì được điều chuyển người lao động làm công việc khác tạm thời dưới 60 ngày làm việc cộng dồn trong năm mà không cần ký phụ lục hợp đồng lao động nhưng phải thông báo trước ít nhất 03 ngày làm việc và đảm bảo các điều kiện cho người lao động;

Trường hợp điều chuyển quá 60 ngày thì phải có sự đồng ý của người lao động, khi đó việc thay đổi có thể cần ký phụ lục hợp đồng hoặc thỏa thuận mới.

Doanh nghiệp bị sáp nhập, thay đổi chủ sở hữu thì hợp đồng lao động cũ có cần sửa đổi không?

Không cần. Điều 43 Bộ luật Lao động 2019 quy định trong trường hợp doanh nghiệp bị sáp nhập, thay đổi chủ sở hữu mà ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động, người sử dụng lao động phải xây dựng phương án sử dụng lao động. Do đó, khi doanh nghiệp bị sáp nhập, thay đổi chủ sở hữu thì việc ký kết lại hợp đồng lao động mới giữa người lao động và người sử dụng lao động không phải là yêu cầu bắt buộc.

Tuy nhiên, nếu có bất kỳ sự thay đổi nào về các điều khoản trong hợp đồng lao động thì có thể sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động để phù hợp với tình hình mới tùy thuộc vào thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động.

Công ty chuyển sang làm việc từ xa (remote/hybrid) thì có cần ký phụ lục sửa đổi không?

Cần ký phụ lục sửa đổi hoặc ký HĐLĐ mới nếu áp dụng lâu dài. Vì chuyển sang remote/hybrid là thay đổi nội dung địa điểm làm việc, cách thức tổ chức công việc nên phải thỏa thuận lại với người lao động và lập phụ lục hợp đồng hoặc ký HĐLĐ mới theo Điều 33 Bộ luật Lao động 2019.

Tuy nhiên nếu chỉ áp dụng tạm thời thì chỉ cần thỏa thuận/thông báo đến người lao động.

Khi nào nên ký phụ lục sửa đổi hợp đồng, khi nào nên ký hợp đồng lao động mới hoàn toàn?

Nên ký phụ lục sửa đổi hợp đồng khi chỉ thay đổi một phần nội dung, thay đổi các điều khoản nhỏ. Ví dụ: tăng/giảm lương, phụ cấp; thay đổi chức danh, bộ phận nhưng bản chất công việc không đổi nhiều, điều chỉnh thời giờ làm việc, địa điểm làm việc…

Nên ký hợp đồng lao động mới hoàn toàn khi hợp đồng cũ hết hạn hoặc khi thay đổi quá nhiều điều khoản cơ bản, khiến việc dùng phụ lục trở nên phức tạp. Ví dụ: thay đổi loại hợp đồng (xác định thời hạn sang không xác định thời hạn…), thay đổi nhiều điều khoản quan trọng cùng lúc, thay đổi bản chất công việc, vị trí, quyền nghĩa vụ; thời hạn của hợp đồng…