Ghi phụ cấp lương trong hợp đồng lao động sao cho đúng luật?

Nội dung chính

• Ghi phụ cấp lương trong hợp đồng lao động sao cho đúng luật?
• Người lao động có quyền thương lượng lương và phụ cấp khi tái ký hợp đồng lao động không?
• Nghỉ phép năm có được hưởng phụ cấp lương không?

Ghi phụ cấp lương trong hợp đồng lao động sao cho đúng luật?

Ghi phụ cấp lương đúng luật phải đảm bảo 3 yêu cầu: (1) Phân loại đúng từng khoản vào đúng nhóm; (2) Ghi tách biệt thành mục riêng từng khoản trong hợp đồng, kèm mức tiền cụ thể và điều kiện hưởng; (3) Các khoản cố định, thường xuyên phải đưa vào căn cứ đóng BHXH bất kể tên gọi là gì.

Theo quy định tại Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải ghi rõ mức lương và các khoản phụ cấp. Doanh nghiệp cần phân loại chi tiết từng loại phụ cấp thay vì ghi gộp chung để xác định chính xác nghĩa vụ đóng BHXH, cụ thể:

1. Đối với các khoản phụ cấp phải đóng BHXH

Các khoản này cần được doanh nghiệp liệt kê đầy đủ, ghi rõ từng khoản và số tiền cụ thể vào mục “Phụ cấp lương” trong hợp đồng.

Ví dụ: “Phụ cấp chức vụ: 1.500.000 đồng/tháng; Phụ cấp thâm niên: 500.000 đồng/tháng”.

Căn cứ Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP các khoản phụ cấp tính đóng BHXH là:

– Các khoản phụ cấp để bù đắp yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động mà mức lương thỏa thuận chưa được tính đến hoặc tính chưa đầy đủ.

– Các khoản phụ cấp lương gắn với quá trình làm việc và kết quả thực hiện công việc của người lao động.

– Các khoản bổ sung khác xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương thỏa thuận được trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương

2. Đối với các khoản phụ cấp không phải đóng BHXH

Mua Hàng với Shopee

Các khoản này cần được ghi thành mục riêng biệt, không gộp vào phụ cấp lương. Tất cả các khoản phụ cấp cần được liệt kê chi tiết trong hợp đồng lao động, bao gồm tên gọi, mức phụ cấp, điều kiện hưởng.

Ví dụ: “Hỗ trợ tiền ăn ca: 730.000 đồng/tháng; Hỗ trợ xăng xe: 500.000 đồng/tháng.

Theo Công văn 1198/CTL&BHXH-BHXH năm 2025 và khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH, các khoản phụ cấp không tính đóng BHXH là các khoản hỗ trợ, phúc lợi không mang tính thường xuyên, ổn định và các khoản được ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động. Danh sách 14 khoản bao gồm:

(1) Thưởng phụ cấp chuyên cần cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh, mức độ hoàn thành công việc của người lao động;

(2) Tiền thưởng sáng kiến;

(3) Tiền ăn giữa ca;

(4) Hỗ trợ xăng xe;

(5) Hỗ trợ điện thoại;

(6) Hỗ trợ đi lại;

(7) Hỗ trợ tiền nhà ở;

(8) Hỗ trợ tiền giữ trẻ;

(9) Hỗ trợ nuôi con nhỏ;

(10) Hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết;

(11) Hỗ trợ khi người lao động có người thân kết hôn;

Camera imou A32EP 3MP

Tầm xa hồng ngoại 10m với công nghệ hống ngoại thông minh. Chống ngược sáng HDR - Hỗ trợ đàm thoại 2 chiều - Hỗ trợ các tính năng thông minh: phát hiện chuyển động, phát hiện con người, phát hiện âm thanh bất thường, chế độ riêng tu, Smart tracking. Tích hợp còi báo động - Hỗ trợ chức năng Soft-AP, kết nối trực tiếp wifi camera không cần thông qua modem nhà mạng. Tích hợp Wi-Fi(IEEE802.11b/g/n), LAN, CLOUD (Imou Protect), ONVIF - Hỗ trơ khe cắm thẻ nhớ Micro SD max 256GB - Nguổn cấp: DC 5V1A, điện năng tiêu thụ - Chất liệu vỏ: Plastic. Đạt chứng nhận CE, FCC Xuất xứ: Trung Quốc ⁃ Bảo hành: 24 tháng. Trọn bộ sản phẩm bao gồm: -1 x Camera - 1 x Hướng dẫn Bắt đầu Nhanh -1x Bộ đổi nguồn -1x Cáp nguồn -1x Bọt gắn Hàng chính hãng imou bảo hành 2 năm toàn quốc

(12) Hỗ trợ khi người lao động có sinh nhật;

(13) Trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động;

(14) Trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị bệnh nghề nghiệp.

Ghi phụ cấp lương trong hợp đồng lao động sao cho đúng luật?

Người lao động có quyền thương lượng lương và phụ cấp khi tái ký hợp đồng lao động không?

Có, NLĐ có quyền thương lượng lại lương và phụ cấp khi tái ký HĐLĐ. Căn cứ Điều 13 và Điều 15 Điều 35 và Điều 46 Bộ luật Lao động 2019 HĐLĐ là sự thỏa thuận dựa trên nguyên tắc tự nguyện, nên khi ký lại, các bên có thể đàm phán lại các điều khoản về tiền lương, chức danh, và các quyền lợi khác phù hợp với tình hình thực tế và năng lực của NLĐ.

Nghỉ phép năm có được hưởng phụ cấp lương không?

Nghỉ phép năm vẫn được hưởng phụ cấp lương nếu đó là phụ cấp cố định, ghi trong hợp đồng lao động. Còn phụ cấp mang tính biến động theo ngày công hoặc hiệu suất thì thường không được hưởng.

Theo quy định tại Điều 113 Bộ luật Lao động 2019 người lao động nghỉ hằng năm vẫn được trả đủ tiền lương như khi đang làm việc bình thường, bao gồm mức lương chính và các khoản phụ cấp mang tính ổn định.

Những khoản phụ cấp lương cố định, được ghi rõ trong hợp đồng và trả thường xuyên hằng tháng, thông thường vẫn được tính trong ngày nghỉ phép năm. Ví dụ như phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thâm niên, phụ cấp khu vực, phụ cấp độc hại cố định hoặc các khoản bổ sung xác định rõ số tiền mỗi tháng.

Ngược lại, các khoản tiền phụ thuộc vào ngày công thực tế hoặc kết quả làm việc thường không phát sinh khi nghỉ phép. Chẳng hạn như tiền tăng ca, phụ cấp chuyên cần, thưởng KPI, thưởng doanh số, hỗ trợ xăng xe tính theo số ngày đi làm, tiền ăn ca trả theo ngày công… Những khoản này chỉ được chi khi đáp ứng điều kiện thực tế làm việc.